Skötselbeskrivningar i Norrköping

Inför säsongen 2021 har vi på kyrkogårdsförvaltningen i Norrköping arbetat fram ett material som ska vara ett stöd för driften av våra kyrkogårdar. Materialet innehåller en skötselbeskrivning med kravbeskrivningar och skötselanvisningar för ett urval av våra ytor och kategorier av arbeten. Vi har också arbetat fram en veckoplanering för uppföljning och en digital karta där vi visualiserar dessa ytor och kategorier.

Bakgrunden till produktionsplaneringen är det genomlysningsarbete som skedde på förvaltningen under 2019. Slutsatser från genomlysningen var bland annat att det saknades dokumentation på hur vi sköter våra ytor samt att det i vissa fall arbetas olika inom förvaltningen. Detta innebär risker för att vi inte kommer kunna bevara den höga standard som vi idag har och att vi inte levererar samma service och kvalitet inom hela vår förvaltning.

Under 2019 gjorde vi en genomlysning av hela vår verksamhet, jag var projektledare för arbetet med stöd av Claes-Anders Malmberg. Förutom organisationen genomlyste vi även vårt drift-och underhållsarbeten. Det var ett stort jobb som tog mycket tid men det har gett oss bra insikt i och kunskap om vår verksamhet. I genomlysningen kartlades alla våra arbetsmoment, som visade sig vara över 300 st, samt alla ytor och mängder. Eftersom vår förvaltning är utspridd över ett stort geografiskt område med många olika arbetsplatser har vi tack vare genomlysningen skaffat oss en bra bild av våra 23 kyrkogårdar. Vi kunde även se tydliga olikheter i hur vi arbetar men också vad vi gjort lika. På så vis har vi fått en tydligare bild av hur vi jobbar här hos oss.

Skötselbeskrivningar
Genomlysningen gav oss väldigt mycket information, men informationen var ganska otillgänglig så frågan som kom efter var; hur kan vi gå vidare för att tillämpa den i vår verksamhet ute på kyrkogårdarna? I resultatet kunde vi se var vi spenderar mest tid och utifrån det valde vi ut 12 olika ytor och kategorier av arbeten att jobba vidare med:
borttagning av nedfallna löv, bruksgräsmattor, högvuxna gräsytor, formklippta träd, klippta häckar, gravplats och infattningshäckar, grusade ytor, sand och grusgravar, gravskötsel, grässkötsel och utsmyckningstjänster. Dessa ytor och kategorier innefattar ca 70 olika arbetsmoment och arbetstiden för dessa är nästan 70% av den totala arbetstiden för oss under sommarsäsongen.

Nästa steg blev att ta fram skötselbeskrivningar för dessa olika ytor/kategorier och eftersom vi valt att följa strukturen i kyrkogårdshandboken i genomlysningen så gjorde vi även det i våra skötselbeskrivningar. Varje yta/kategori har en kravbeskrivning och en skötselanvisning. Kravbeskrivningen beskriver funktionskraven för ytan/kategorin och det resultat som ska uppnås. Skötselanvisningen berättar vad som ska göras och hur. Här finns arbetsmoment listade tillsammans med frekvenser och när på året det ska ske.
Arbetet med att ta fram dessa skötselbeskrivningar gjordes i en arbetsgrupp som bestod av våra fem arbetsledare, vår driftchef och jag som är planeringssekreterare. Även all fast personal har tittat på materialet för att få komma in med synpunkter innan vi klubbade det för i år.
Vi har i stor utsträckning bara dokumenterat det arbetssätt som vi har idag. Vi har en väldigt hög standard på våra kyrkogårdar och det är ju något vi vill sträva efter att bevara, men vissa justeringar på frekvenser och tidpunkter för utförande behövde göras för att inte riskera en för varierad kvalitet.
Jag upplevde diskussionen runt de olika momenten i arbetsgruppen som väldigt givande och utvecklande. Diskussionerna gav oss chans att förstå att vi faktiskt gjort annorlunda och att behovet av att likställa var på riktigt.

Veckoplanering
Utifrån skötselbeskrivningarna skapades en veckoplanering, där vi har lagt in alla olika arbetsmoment från skötselanvisningarna tillsammans med information om frekvens och när arbetsmoment ska utföras. Tanken är att personalen ska fylla i kryss när ett moment är utfört eller ska utföras. Vi har inte i förväg centralt bestämt exakt vilken vecka något ska ske utan varje arbetsledare/personalgrupp har haft möjligheten att själva planera när moment ska ske inom tidsramen som är bestämd i skötselbeskrivningen. Veckoplaneringen skapar en bra översikt och vi tänker att det ska hjälpa oss att planera vårt arbete och göra det lättare att prata om det. Förutom hjälp till planering och översikt under säsongen ger veckoplaneringen även bra förutsättningar till uppföljning och diskussion.

Kartan
Vi har även i den mån vi kunnat knutit dessa ytor eller arbetsmoment till faktiska ytor eller punkter i vår digitala karta. Vi kan lätt se och visualisera exempelvis vad som är bruksgräs, barrhäckar, lövhäckar, klippta träd och kanter som ska kantskäras. Vi har även gjort urval från vår gravbok i Aveny så att vi exempelvis kan se vilka platser som har gravskötsel, grässkötsel eller vår- och sommarplantering. Det här ger personalen och arbetsledarna möjlighet att få en överblick över en viss arbetsuppgift eller en yta redan i planeringsstadiet av ett arbete. Kartan ger oss också en säker källa till mängder och antal och det ser vi som ett stort hjälpmedel framöver för att kunna planera och beräkna tidsåtgång på olika arbetsmoment.
Förutom på datorn så finns kartan tillgänglig för vår personal i mobiltelefoner och paddor, men eftersom vi är en väldigt analog organisation så har vi till i år skrivit ut en karta per kyrkogård som visar alla olika skötselytor och även vissa mängder.

En grundtanke för arbetet har hela tiden varit att det här är ett levande material som ska formas över tid. Vi uppmanar vår personal att komma med synpunkter och idéer. Vi vill tillsammans med vår personal skapa ett material som vi alla känner oss trygga med. Ett material som det här är nytt för många av våra medarbetare och då vill vi ha med dom på resan från början.

Vi ser att dessa tre delar ger oss ett bra helhetsgrepp. Vi har lyft ut den kunskap som finns hos våra medarbetare och satt den på papper. Därigenom gjort den tydligare och det ger oss möjlighet till planering och kvalitetssäkring. Det ska bli mycket spännande att vara med och se hur det här utvecklar sig i framtiden.

Foto och text av: Jonathan Nyling, Planeringssekreterare, Norrköpings kyrkogårdsförvaltning