Är effektivisering rätt väg att gå?

Kyrkogården i besparingstider

Kyrkogårdens kärnuppdrag är att begrava de döda och hålla begravningsplatserna i ordnat och värdigt skick. Tror du att det är vårt kärnuppdrag som drar det mesta av våra resurser? Ekonomiskt och personellt. Nej, det är sidoordnade uppgifter. Det är så många uppgifter som faller under kyrkogårdens ansvar.

Utöver begravningslagens krav finns flera andra lagar som är mycket krävande när det gäller att dra resurser. Främst är det plan- och bygglagens regler om kraven på huvudmannaskapet för allmän platsmark och kyrkogårdsmark är också allmän platsmark. Men det är inte hela sanningen. Även obligatoriska arbeten kan avgränsas till uppgift, mängd och frekvens. I det vi kallar en lägsta godtagbar standard och volym.

Och då vill ju sätta det viktigaste först, prioritera rätt. Eller hur? Fast det är lättare sagt än gjort. Har vi ens samma standard på alla våra kyrkogårdar, eller gör vi olika? Och varför är det så?

Inte sällan gör vi inte bara obligatoriska uppgifter utan det finns också en gråzon mellan det obligatoriska och det frivilliga.

Så är det förstås också i kommunerna, som har ansvaret för gator och parker, den verkligt stora delen av allmän platsmark. Och även där finns det speciallagstiftning för delar av uppdraget. Många lagar faktiskt. En sådan är väglagen och väghållningens juridik är inte lättare att vägledas av än vad begravningslagen är. Och givet är att kommunerna också brottas med stigande kostnader och svårt att få pengar till gator och parker. För kommunalskatten ska räcka till så mycket mer. Så pengarna räcker inte till. På långa vägar räcker dom inte till.

I många år har jag genomlyst gata/park verksamheter i kommunerna för att hjälpa till att klarlägga driftuppdragens verksamhet, leta efter effektiviseringar och pröva hur egen-regiarbeten står sig mot att konkurrensutsätta. Jag skojar inte om jag säger att jag rest land och rike runt fram till pandemin, för innan var ju allt fysiskt på plats. Det är först sedan 2020 som jag börjat åka på den digitala motorvägen och arbeta i Teams med workshopar, chattforum och materialdelning. Men uppdragen har inte förändrat sig så mycket. Det handlar i grunden om hur man ska använda de befintliga resurserna på bästa sätt och omprioritera i stället för att låta kostnaderna skena i väg.

Vi bor alla i kommuner som har större behov än resurser och inte minst behöver social, omsorg, skola och andra samhällsviktiga sektorer kunna möta växande behov. Även där måste det ändå sparas och omprioriteras. Är det då konstigt att man på allt fler håll höjer ögonbrynen för den ständigt stigande begravningsavgiften. Och för att huvudmännen inte är utsatta för en prövning om de resurser man begär också ska beviljas. I kommunerna är det alltså inte så.

Effektiviseringskrav behöver inte vara något negativt. Det är ofta som prioritering och ifrågasättande hjälper utvecklingen på traven. Frågarna jag inledde med var; var är vi idag, vart vill vi komma och hur tar vi oss dit? De är lätta att ställa men svårare att besvara. Svaren hjälper oss med den strategiska planeringen. Den i sin tur kan sägas vara konsten att förhålla sig till omvärlden och agera på rätt sätt.

Det man vill är detta:

• Skapa förståelse för nuläget
• Vad påverkar organisationen positivt och negativt på kort resp. lång sikt
• Vad ska produceras i framtiden
• Identifiera och prioritera vad som är viktigast att uppnå
• Kontinuerligt analysera information utifrån valda parametrar
• Anpassa/justera vid behov 

Det handlar alltså om att väga välja väg och skapa en tydlig målbild. Och för att kunna prioritera rätt mellan olika ansvar och uppgifter behöver vi kunna koppla ihop den strategiska planeringen med vår yttre effektivitet.

Den yttre handlar om att göra rätt saker, det som verkligen är organisationens uppgift. Där frågar vi oss:

• Vilka tjänster/ vilket utbud ska tillhandahållas?
• Är det rätt kvalitet på tjänsterna?
• Är kundnöjdheten acceptabel?

Den inre handlar om att göra dessa saker på rätt sätt, om resurserna är rimliga i förhållande till det vi producerar. Där frågar vi oss:

• Är vi rätt organiserade utifrån uppgift?
• Fungerar de interna processerna?
• Finns rätt kompetens nu och framöver?

Vi har tre vägar att gå. Besparing. Anpassning och Effektivisering. I dåliga tider (just nu har vi den värsta lågkonjunkturen på 30 år) är det vanligt att man väljer en negativ organisationsutveckling, att skjuta upp, ta bort eller reducera. Det är osthyveln eller tårtspaden som besparingsprincip. Det leder ofta till dålig arbetsmiljö, tappade sugar och kortsiktiga lösningar som kan bli dyrköpta i längden.

Den neutrala organisationsutvecklingen väljer i stället att anpassa organisationen till gällande lagstiftning (vad är obligatoriskt, vad är inte och lägsta godtagbar standard och volym).

Den värdeskapande organisationsutvecklingen tar längre tid att genomföra men bygger på delaktighet och att tänka utanför boxen. Våga ifrågasätta och hitta smarta lösningar. Där tänker vi:

• Minimera resursslöseri
• Optimera produktion och bemanning
• Förändra arbetssätt och metoder
• Balans mellan kvalitet och kostnad
• Avveckla när funktion spelat ut sin roll

Och summa summarum det är väl det mitt hjärta brinner för och det som är drivkraften som gör att jag fortsätter att arbeta med dessa frågor fast jag fyllt 65 år och varit med i branschen sedan 35 år. Jo, jag vet. Det är en evighet av tid. Och ändå inte. Det är så länge jag och min fru har varit tillsammans och tänker jag så känns tiden inte alls lång. Men tänker jag på mitt långvariga resande och alla förvaltningar och människor jag lärt känna så är det absolut en mycket lång tidsperiod.

Ändå är det mycket kunskap från då som är lika aktuella nu som då. Och mycket som har förändrats. Inte minst med de digitala möjligheterna. Det som är gemensamt med det tidiga 1990-talet är att resurserna inte räcker till att täcka alla behov och att prioriteringarna är svåra att göra. Då som nu. Och precis som under alla år så bejakar jag den värdeskapande utvecklingen. Effektivisering. Det är den som är vägen framåt.

Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB