Nya trender i drift och underhåll

Denna artikel bygger på Claes-Anders Malmbergs föredrag på trafik- och gatudagarna hos Sveriges Kommuner och Landsting måndagen den 14 oktober. Vad är det som händer i branschen inom DoU och vad behöver utförare och beställare tänka på? Sammanfattning kan göras genom att besvara frågan; Vad ska vi göra?

• Bättre samplanering och framförhållning i projektverksamheten

• Bättre samspel mellan gata/park och annan kommunteknik med samutnyttjande
  av resurser  och samlade logistiska lösningar för transporter, lokaler, arbetsutförande mm.

• Bättre digitala systemstöd i ledning, planering och samordning av allt från
  arbetsutförande, maskinanvändning, materialinköp till entreprenadstyrning och dokumentation.

• Bättre kalkyler och resurshushållning, byggt på verkligt nuläge – med årlig uppdatering även av tillkommande och avgående ytor och arbeten. Detta ger tydliga nyckeltal som står på stabil grund.

• Bättre delaktighet i produktionsplaneringen ger hög genomskinlighet

• Bättre synliggörande av den oskrivna kunskapen och erfarenheten. Det uppvärderar allas vårt arbete för en bättre DoU-verksamhet.

Väghållning och parkverksamhet är samhällsviktiga angelägenhet och för det mesta en nödvändighet för ett modernt, välfungerande samhälle. Men i samhällsuppdraget finns både obligatoriska och frivilliga uppgifter. Det är inte ovanligt att man har kommunicerande kärl i driftbudgetens olika poster. Ett år med dyr vinter finns dåligt med pengar till övrig drift och underhåll. En driftsplanering som i budgeteringen inte tar hänsyn till tidigare erfarenheter och ekonomiska utfall gör kommunen en rejäl björntjänst. Man försvagar handlingsberedskapen och avhänder sig möjligheten till framförhållning.

Kraven på att klara sig utan extraanslag och hålla sig inom givna ramar är extra tydliga denna höst när kommunernas ekonomi blir allt mer ansträngd.

Det är inte konstigt om man bygger på underhållsskulden när det blir en svår vinter och höga kostnader. Det blir ju kraftiga underskott som måste finansieras genom omprioriteringar. Medan en grön vinter inte leder till motsvarande överskott som skulle kunna hjälpa till att arbeta av underhållsskulden. Vinterbudgeten är ofta för låg, en ren glädjekalkyl i ordets negativa betydelse. Oberoende om det blir en grön eller vit vinter innehåller vinterväghållning en ganska stor andel fasta kostnader. Personal, maskiner och övriga resurser ligger ju i beredskap för att kunna rycka ut om det behövs.

Vad finns det för stora fasta och rörliga kostnader i stadsmiljös drift och underhåll? Och vet vi egentligen vad driften verkligen kostar i dess olika delar? Kan vi visa vilket pang vi producerar för skattebetalarnas pengar?
I höst gäller det verkligen att optimera produktion och bemanning. Produktionsplanera/kalkylera nuvarande verksamhet. Hitta regleringsvägar för verksamheten inom anslagna ramar för driften. Gör kunskapen om verkligheten känd innan ambitionsförändringar övervägs.

Medarbetarna har stor kunskap om verksamheten och behöver vara delaktiga och engagerade i arbetet. Annars blir det svårt. För mycket kunskap är inte i skriftlig form utan muntlig tradition och händernas kunskap. Får vi inte de anställda med oss blir verksamheten den stora förloraren. Kraften att klara förändringar och besparingstider kommer mer inifrån än utifrån. Ledning och anställda behöver tillsammans hitta synergier och bygga bort trösklar för att få fram mer verksamhet och mindre spilltider, dubbelarbete mm. Rätt prioriteringar kräver bra underlag och det går bara att få fram genom delaktighetsskapande arbete i organisationen.

Egen regi verksamhet måste vara fullt finansierad året om. Resurshållande i form av personal, maskiner, fordon, lokaler, materialförråd mm. på dagens nivå innebär stora fasta kostnader för utförandet, även utan att jämförelse görs mot marknadsprissatta tjänster. Konkurrensutsättning driver fram en smalare och vassare egen verksamhet, huvudsakligen inriktad på kvalificerade driftarbeten och felavhjälpande underhåll. Investeringsarbeten och det mesta av planerat underhåll resurshålls genom marknadskrafternas försorg, till marknadsmässiga villkor och affärsrisker.

Tillsyn är viktigt att ha i egen regi för där avgörs prioriteringarna och samlas beslutsunderlaget in. Dessutom är här interaktion med kommuninvånarna, stort dokumentations- och kontrollbehov och det är svårstyrt och svåruppföljt vid entreprenadförläggning.

Investeringsarbeten kräver omfattande projekthantering och styrning. I både kalkylering, tidsplanering, utförande finns stor affärsrisk som är svår att förena med ett utförande enligt självkostnadsprincipen där risktagandet förutsätts vara minimerat. Avhjälpande underhåll kan delas in i en akut del kring trafiksäkerhet med risk för person eller egendomsskador. Och som kräver mycket snabba åtgärder samt arbeten vars åtgärder mer handlar om eftersatt underhåll eller funktionsuppfyllande och som kan utföras inom en till två veckor. Akuta arbeten behöver liksom tillsynen i hög grad utföras i egen regi med samma argument som gäller för tillsyn.

Planerat underhåll och skötsel är till en del önskvärt att utföra i egen regi för att skapa ett jämnare arbetsflöde i driftsorganisationen och möjliggöra en tillräcklig grundbemanning året om för att säkerställa ett bra resursutnyttjande av egen regi organisationen.

Till slut några saker att fundera över. Kanske ska inte driftformen vara avgörande utan måluppfyllelsen relaterad till kostnaden. Skattefinansierade tekniska verksamheter kämpar hårt för att få medel till verksamheten. Pengarna till drift och underhåll är starkt begränsade. Det måste vara möjligt att hålla sig inom angivna ekonomiska ramar. Då kan inte resurshållning och verksamhetsomfattning vara mer omfattande än de ekonomiska ramarna tillåter. Blandformen är intressantast idag. Man utvecklar egen regi för drift och underhåll och kompletterar med konkurrensutsatta entreprenadarbeten.

Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB