Praktiska råd för att effektivisera egen regi

I dessa tider av besparingskrav på många offentliga verksamheter är även samhällsbyggnad och dess skattefinansierade verksamheter hårt prövade i skrivande stund. I samband med premiären på vår nya kurs i att effektivisera egen regi som hölls i januari 2020, skapade jag ett kortfattat bildband med sju praktiska tips för den som är i behov av effektivisering och kostnadsbesparing på kort sikt. 

Tänk på att effektivisering i egen regi inte är lätt att åstadkomma på några månader utan kräver ett långsiktigt och delaktighetsskapande projektarbete för att vinna kunskapsinsikt och skapa vilja till meningsfulla förändringar med rätt fokus och prioritet. Kostnadsbesparingar är oftast kortsiktiga och kommer främst att handla om rörliga kostnader i frivilliga verksamheter. Det lagstadgade ansvaret måste upprätthållas och fasta kostnader tar tid att åtgärda.

Men här är sju praktiska råd att fundera över:

1. Försök att samordna allt utförande av marktillsyn och skötsel, oavsett vem som är huvudman och skapa synergier genom att minska transportkostnader och ställtider. Här finns pengar att tjäna för i snitt ligger kommunaltekniska verksamheter på runt 70% produktiv tid och några procent uppåt gör stor skillnad.

2. Gör inte externa arbeten till andra utan att ha ett tydligt kravställande, korrekta kalkyler och kvalitetssäkrad uppföljning. Att göra arbeten åt andra förvaltningar och bolag i kommunkoncernen kan bli rena förlusten om insatspriser och t ex ställtider är felräknade.

34-Lzs7-Fb-t

3. Se över gemensamma servicefunktioner som tung transport, förrådsverksamhet och verkstad utifrån samma principer. Interna servicefunktioner är ofta nollbudgeterade och ska arbeta ihop sina intäkter hos kärnverksamheterna. Men det är inte alltid kalkylen går ihop och om nollan spräcks blir de andra verksamheterna lidande.

4. För att få ner ställtiderna behöver man sätta logistiken i centrum för alla arbeten som sker genom upplastning, transport och avlastning,  d v s som inte utförs på ett enda stationärt arbetsställe. Sätt fokus på: a/ ruttplanering och optimering, b/ självkörande kontra transporterat, c/ så få besök på varje plats som möjligt, d/ ÄTOR tillsammans med grunduppdrag, e/ etableringsdrift tillsammans med grunduppdrag och f/ samordna rondering och lekplatskontroll med renhållning.

5. Gräsomställning går att göra i flera faser men kan få klar effekt redan på en säsong. Sätt fokus på: a/kortklippt gräs minskas, b/ högväxande gräs eller äng ökas, c/ spara diesel och skona miljön, d/ spara arbetstid och maskinkostnad och e/ randklipp backstage-ytor.

6-Isk1-Vwa-t

6. Samordna beläggningsprogram med inkommande återställningsarbeten och uppnå betydande synergier utifrån samplaneringsprincipen.

7. Skapa klarhet i ert eget utförande och dess produktionsplanering. Utan en tydlig produktionsplan som bas är det nästan omöjligt att få fram riktiga kalkyler eftersom få kommuner har projektredovisning för drift- och underhållsverksamheterna. Ibland finns detaljerad tidsskrivning men den är sällan kopplad till den kommunala budgeteringen och ekonomiredovisningen. Tvärtom finns ofta kommunicerande kärl mellan barmark- och vinterarbeten och oklar gränsdragning mellan tillsyn/skötsel och underhåll samt interna arbeten och externa arbeten.

Det finns alltså mycket att arbeta med långsiktigt för att få upp effektiviteten i egen regi men ovanstående erfarenhetsbaserade råd är sådana som är snabbt omsättningsbara för den som vill stärka verksamhetsstyrningen. Var hellre proaktiv än reaktiv. Själva grundfrågan om hur mycket pengar det finns till verksamheten är inte så mycket att säga om i spartider utan det gäller att ta vara på de faktiska möjligheter som ofta finns när man inventerar enligt den gamla devisen: Gräv Där Du Står.

Claes-Anders Malmberg, VD, Acama AB