IT-systemstöd för utemiljöskötsel del 2

Hantera skötsel av utemiljöer för större enheter är en komplex process. En av de största utmaningarna är att hålla reda på allting och följa upp och utan ett bra och anpassat IT-system är det en stor utmaning. Efter att ha genomfört ett antal implementationer (Stockholms stad, Peab Drift & Underhåll, Svevia, Svensk Markservice, HSB o s v) så har jag sett några generella saker.

Här är några punkter sett från entreprenörens synvinkel.

1. Öka extrafaktureringen
Genom att varje person som rör sig ute (arbetsledare, yrkesarbetare, UE o s v) har en mobil med en app så blir i realiteten varje person en säljare. Det är mycket lätt att skapa potentiella arbeten som kan skickas som förfrågningar till beställaren där du kan få ett snabbt svar tillbaka eller att utföra extraarbeten som ligger inom beloppsnivåer genom att man kan bevisa att de är utförda med för och efterbild.

2. Se till att avtalsarbeten blir utförda så smidigt som möjligt
Använd planeringsverktyg i form av kalender så att inga jobb missas. Som bonuseffekt får du en checklista när yrkesarbetarna bockar av arbetsordrarna.

3. Hantera UE så smidigt som möjligt
Lägg in de jobb som UE ska utföra i systemet. UE får arbetsordrar i sina mobiler, de rapporterar tid, material och resurser. Vad som står på UE fakturan som kommer sedan ska matcha med vad som rapporterats i systemet. Inga matchingsproblem längre.

4. Minimera administrationen

Yrkesarbetarna och UE rapporterar tid, material och resurser i systemet, inga lösa papper eller ännu värre glömda rapporteringar. Granska, komplettera ev. och skriv sedan ut ett fakturaunderlag som du tar in i ekonomisystemet/integrerar till ekonomisystemet. Den minskade administrationen leder också till att det går att utföra fler extraarbeten med samma mängd personal.

5. Få iväg kundfakturor fort

Eftersom alla ärenden finns i systemet och både yrkesarbetare och UE rapporterar tid, material och resurser så kan du fakturera direkt när de avslutat jobben om du önskar. Eller fakturera t ex veckovis. Inget jagande av tider som någon missat att rapportera.

6. Hantera daglig planering
Gör en ungefärlig planering av avtalsarbeten och extraarbeten i kalendern. Är du van att jobba i en kalender på datorn så känner du igen dig. I början på varje dag kan du planera om och omfördela jobb baserat på hur verkligheten ser ut då. Har du gjort en bra planering för ett år så kan du kopiera den till nästa år om du har flerårigt avtal.

Sammanfattningsvis blir vinsterna genom att införa systemstöd bl a de här:

1.    Extrafakturering ökar.

2.    Administrationen minskas.

Carl Liwerstrohle, VD, Speed Up AB