Hantera skötsel av utemiljöer för större enheter är en komplex process. En av de största utmaningarna är att hålla reda på allting och följa upp och utan ett bra och anpassat IT-system är det en stor utmaning. Efter att ha genomfört ett antal implementationer (Stockholms stad, Peab Drift & Underhåll, Svevia, Svensk Markservice, HSB o s v) så har jag sett några generella saker.
Här är några punkter sett från entreprenörens synvinkel.
1. Öka extrafaktureringen
Genom att varje person som rör sig ute (arbetsledare, yrkesarbetare, UE o s v) har en mobil med en app så blir i realiteten varje person en säljare. Det är mycket lätt att skapa potentiella arbeten som kan skickas som förfrågningar till beställaren där du kan få ett snabbt svar tillbaka eller att utföra extraarbeten som ligger inom beloppsnivåer genom att man kan bevisa att de är utförda med för och efterbild.
2. Se till att avtalsarbeten blir utförda så smidigt som möjligt
Använd planeringsverktyg i form av kalender så att inga jobb missas. Som bonuseffekt får du en checklista när yrkesarbetarna bockar av arbetsordrarna.
3. Hantera UE så smidigt som möjligt
Lägg in de jobb som UE ska utföra i systemet. UE får arbetsordrar i sina mobiler, de rapporterar tid, material och resurser. Vad som står på UE fakturan som kommer sedan ska matcha med vad som rapporterats i systemet. Inga matchingsproblem längre.
4. Minimera administrationen
Yrkesarbetarna och UE rapporterar tid, material och resurser i systemet, inga lösa papper eller ännu värre glömda rapporteringar. Granska, komplettera ev. och skriv sedan ut ett fakturaunderlag som du tar in i ekonomisystemet/integrerar till ekonomisystemet. Den minskade administrationen leder också till att det går att utföra fler extraarbeten med samma mängd personal.
5. Få iväg kundfakturor fort
Eftersom alla ärenden finns i systemet och både yrkesarbetare och UE rapporterar tid, material och resurser så kan du fakturera direkt när de avslutat jobben om du önskar. Eller fakturera t ex veckovis. Inget jagande av tider som någon missat att rapportera.
6. Hantera daglig planering
Gör en ungefärlig planering av avtalsarbeten och extraarbeten i kalendern. Är du van att jobba i en kalender på datorn så känner du igen dig. I början på varje dag kan du planera om och omfördela jobb baserat på hur verkligheten ser ut då. Har du gjort en bra planering för ett år så kan du kopiera den till nästa år om du har flerårigt avtal.
Sammanfattningsvis blir vinsterna genom att införa systemstöd bl a de här:
1. Extrafakturering ökar.
2. Administrationen minskas.
Carl Liwerstrohle, VD, Speed Up AB
Fakta
Speed Up är ett web och mobilbaserat system för att bl a hantera skötsel av utemiljöer och för att samarbeta mellan beställare och entreprenörer.
För att få mer information, kolla gärna på videon på https://www.speedup.se
Att arbeta som säsongare på kyrkogården
Vi har intervjuat en kvinna i 30-års åldern om hur det är att arbeta som säsongsanställd på kyrkogården.. […]
Effektivisera kyrkogårdsverksamheten
En utbildning i att effektivisera kyrkogårdsverksamheten med Claes-Anders Malmberg som har hjälpt många församlingar att utveckla sin verksamhet, Katarina Evenseth som är senior advisor hos Göteborgs begravningssamfällighet och Per-Henrik Hinder som är kyrkogårdschef i Danderyd. […]
Varför biologisk mångfald är nästa hållbarhetsfråga för fastighetsbranschen
För några år sedan pratade nästan ingen om energiförbrukning i fastigheter. Idag är det en självklar del av branschen.. […]
Underhållsskuld – en dyr historia
I grön- och parkmiljöer syftar underhållsskuld på eftersatt skötsel och underhåll av grönytor, träd, rabatter, gångvägar och liknande.. […]
Tätortsnära skog- och natur
En kurs om tätortsnära skog- och naturmark med Erikka Chapman och Claes-Anders Malmberg som tidigare har hållits både fysiskt och livesänt. […]
Styra och planera – Kyrkogård
En utbildning i att styra och planera begravningsverksamhet med Claes-Anders Malmberg, som har genomlyst och produktionskalkylerat åtskilliga kyrkogårdsverksamheter. […]
Säkra lyft: Kistor och gravstenar
En utbildning i hur man lyfter kistor och gravstenar på ett säkert sätt med Claes-Anders Malmberg som har hållit säkerhetskurser i många år över hela landet. […]
Säkert kyrkvaktmästeri
Vår välkända kurs i säkert kyrkvaktmästeri med Claes-Anders Malmberg som har hållit kurs i ämnet både digitalt och fysiskt över hela landet. […]
Säkert handhavande av park- och trädgårdsmaskiner
En utbildning i säkert handhavande av park- och trädgårdsmaskiner med Claes-Anders Malmberg, som under många år har hållit säkerhets- och arbetsmiljökurser för åtskilliga förvaltningar över hela landet. […]
Säker gravgrävning
Vår välkända kurs i säker gravgrävning med Claes-Anders Malmberg som var den första att ta fram en kurs i ämnet. […]
Maskiner och fordon för park och kyrkogård
En utbildning i maskiner och fordon för park och kyrkogård med Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB, som har lång erfarenhet av dessa frågor i olika utemiljöförvaltningar och Jörgen Enander, maskinkonsult med mångårig erfarenhet av maskinhandel och verkstadsledning. […]
Kyrkogårdens upphandlingar
En utbildning i kyrkogårdens upphandlingar med Claes-Anders Malmberg, som under många år har bistått åtskilliga kyrkogårdsverksamheter med att göra upphandlingar. […]
Kyrkogårdens arbetsmiljöansvar
En utbildning i kyrkogårdens arbetsmiljöansvar med Claes-Anders Malmberg, som under många år har hållit säkerhets- och arbetsmiljökurser för åtskilliga kyrkogårdsverksamheter. […]
Kommunal vinterväghållning
En utbildning i vinterväghållning med Claes-Anders Malmberg som har hållit utbildningar i ämnet i många år över hela landet. […]
Grundkurs i kalkylering
En genomgång av kalkyleringens grunder med Claes-Anders Malmberg som har hållit kurs i ämnet i många år över hela landet. En full genomgång av grunderna, en genomgång av alla kalkylmallar du får med när du köper kursen och även vanliga fel och tvistefrågor.. […]
Gröna bostadsgårdar i fokus
En kurs om gröna bostadsgårdar med Erikka Chapman och Claes-Anders Malmberg som tidigare har varit en livesänd kurs. Kursen inkluderar även vanliga frågor och svar. […]
Gravskötsel för tidens krav
En utbildning i gravskötsel med Claes-Anders Malmberg som har hållit olika utbildningar för kyrkogårdsförvaltningar i många år över hela landet. […]
Gräva och schakta säkert
En utbildning i hur man gräver & schaktar på ett säkert sätt med Claes-Anders Malmberg. […]
Fördjupning i kommunal vinterväghållning
En genomgång av hur man styr och planerar driften och underhållet av vinterväghållning med Claes-Anders Malmberg som har hållit kurs i ämnet i många år och genomlyst åtskilliga verksamheter över hela landet. Claes-Anders har även skrivit handboken ”Vitt på svart” åt SKR. . […]
När förvaltning möter biologisk mångfald
Biologisk mångfald är en “het potatis” som i allt högre grad påverkar yrkesverksamma inom utemiljöbranschen.. […]
Fördjupning – kalkylera barmarksdrift
Av allt som ingår i barmarksskötseln är det gräs och renhållning som tar de mesta resurserna. I den här kursen lär dig du dig att kalkylera barmarksdriften och får lathundar och andra mallar att arbeta själv med på hemmaplan. […]
Effektivisera gata-park driften
En utbildning i att effektivisera gata-park driften med Claes-Anders Malmberg som har hjälpt många förvaltningar att utveckla sin verksamhet och Fredrik Danielsson, gatu-parkchef för tekniska förvaltningen i Älmhults kommun. […]
