Trenden går mot mer egen regi

Traditionellt har utemiljöförvaltningar i offentlig regi arbetat antingen med utförande på entreprenad eller utförande i egen-regi. Egen-regi har svagare kravställning och utförandet sker oftast med direktstyrning av nämnd eller motsvarande, alternativt via intraprenad i ett slags internt köp/sälj-förfarande. Gemensamt för egen-regi är flexibilitet och anpassning, medan svagheterna bl. a varit att förvaltningen budgetanpassat sig men inte alltid levererat tillräckligt mycket pang för pengarna. Internt köp och sälj har mest blivit som att ”leka affär” men inte alls blivit en konkurrens med marknaden på lika villkor.

Entreprenadalternativet har för det mesta tydligt kravställande med entreprenadföreskrifter, teknisk kravbeskrivning, prissatt mängdförteckning och ibland också gränsdragningslista. Utförandet sker antingen som totalentreprenad eller utförandeentreprenad och regelverket är antingen ABT, AB eller ABFF. Klart och tydligt kan man tänka. Ändå är det inte så eftersom man antingen utvärderar på lägsta pris eller på ekonomiskt mest fördelaktigt. Och i lägsta pris som får minst överklaganden på sig, bygger det lägsta-priset nästan alltid på att entreprenören måste tjäna in på gungorna vad man förlorar på karusellen.

Förtjänsten måste komma från ändrings- och tilläggsarbeten. Ibland är priserna så låga att den vinnande entreprenören har svårt att utföra arbetena med egen personal utan tar in underentreprenörer eller bemanningsbolag som i sin tur prispressas av huvudentreprenören. Och med en kedja av underentreprenörer kan det uppstå svåra sociala utmaningar kring anställningsvillkor, följande av arbetstidsvillkor etcetera. Lågprisentreprenader innebär ofta att beställaren måste ha en särskild beställarorganisation med olika kompetenser där entreprenadstyrning, avtalstolkning och kontroller av utfört arbete är en väsentlig del.

Alternativet ekonomiskt mest fördelaktiga innebär att man förutom att till en viss del vikta prisnivån också tar med i utvärderingen olika kvalitativa krav som certifieringar och liknande. Det används inte så ofta i drift och underhållsentreprenader eftersom överklagandena är många och rättsutfallet kan vara mycket svårförutsägbart. Men också därför att beställaren har vant sig vid att prispressen är stor och mer eller mindre accepterat både den låga prisnivån med sociala villkor som är utmanande.

Och att man själv inte har egen rådighet över tillsyn och avhjälpande underhåll. Det blir ju entreprenören som ronderar och förser beställaren med underlag för åtgärdande av felanmälningar, behov av underhåll etcetera. Det är mycket utmanande att inte ha egen rådighet i en tid när underhållsskulden bara växer och förvaltningarna ofta har besparingskrav och tvingas till svåra omprioriteringar.

Detta har sedan några år lett till att vi ser en återgång till egen-regi från att ha varit lägsta-pris entreprenader. Man har ofta samma driftform under lång tid så pendeln som svängde mot entreprenad startade i början av 1990-talet och det är först nu under 2020-talet som pendeln svänger tillbaka.

Det är inte för att spara mer pengar som man går tillbaka i egen-regi utan för att bättre kunna styra över tillsyn och avhjälpande underhåll. Det planerade underhållet idag är mest i form av re-investeringar så när vi pratar om drift och underhåll så menar vi egentligen tillsyn, skötsel och avhjälpande underhåll. Anslagsramen brukar kallas driftbudget och utan egen rådighet är det väldigt svårt att undvika stora, oförutsedda kostnader.

Det eftersatta underhållet har funnits länge men det är först nu i klimatförändringarnas tid som vi ser de stora konsekvenserna av till exempel igensatta brunnar och dagvattenledningar. När skyfallen kommer följer översvämningar och erosionsskador. När det blir torrperioder ser vi konsekvensen av att vatten inte finns framdraget till våra nya markanläggningar och att till exempel våra regnbäddar inte fått rätt växtval, tillräcklig etableringsskötsel eller i nutid tillräcklig bevattning. Därför klarar dom inte torkan.

Den dagliga och veckoliga tillsynen är nu guld värd att råda över och att själva ha kunnig personal i fält ger ögon och öron ute överallt. Eftersom stora delar av våra driftpengar på barmarkssidan idag går till gräs och renhållning behöver vi också ha full insikt i vad som görs var, när och hur. Det är där vi genom en effektiv egen-regi kan uppnå goda samordningsmöjligheter.

Fast allt fungerar inte att göra i egen-regi. Det finns specialarbeten som entreprenörer i alla lägen gör bättre än de egna arbetslagen. Det kan handla om t. ex specialkompetens som arboristarbeten. Det kan också handla om att man behöver maskinella resurser som till exempel grävmaskiner, stubbfräsar med mera.

Det kan också handla om att vår egen-regienhet inte hinner med vissa arbeten under högsäsong men däremot kan klara arbetena under lågsäsong. Eller att arbetena är för långt bort från vår depå och att transporterna och en lokal entreprenör kan ha bättre förutsättningar.

Oavsett så vill den nya tidens egen-regi ha kontroll över rådigheten och dessa entreprenörer arbetar då som stöd till egen-regi och går ofta in i beställarens organisation vid utförandet, till exempel genom inhyrning på ramavtal och timersättning. Stödentreprenad är det också på gemensamma arbetsställen där beställaren råder över arbetsstället.

Men entreprenörerna kan också själv råda över eget arbetsställe och ha självständigt arbetsmiljöansvar. Och utföra arbeten på fasta eller rörliga priser, till exempel klippning av bruksgräsmattor och putsning av dessa gräsytor. 

Dessa stödentreprenader är mycket lättare att upphandla och att styra över. Det som krävs är att vi själva har kunskap och resurser att styra på ett samordnat sätt över både våra egna arbeten och stödentreprenörernas arbete.

På samma sätt arbetar den nya tidens egen-regi bäst med så små gemensamma stödfunktioner som möjligt. Overheaden måste prövas och överprövas. Digitala stödsystem gör mycket för att hålla nere administrationen men också för att förbättra styrningen. Att låta marknaden resurshålla det mesta av verkstadsbehovet och bara klara mindre, akuta åtgärder själva är också klokt. Ha inte heller egen transportcentral. Vi lever i en tid när offentliga förvaltningar inte längre kan göra arbeten åt andra utan av konkurrensbegränsningsskäl bara ska resurshålla åt den egna organisationen.

Varianterna är många och finns spridda över hela landet. Vägen är utstakad, den nya tidens egen-regi är här för att stanna. Den har också andra fördelar som till exempel underlättande av samarbete med arbetsmarknadsenheten och underlätta integration genom att kunna sysselsätta språksvaga i introduktionsarbeten. Att arbeta ute och få synliga resultat av sitt arbete vet vi sedan länge också är riktigt bra för hälsan, både till kropp och själ.

Förutsättningen för att den nya tidens egen-regi ska fungera är att vi tydliggör uppdragets omfattning i uppgifter, mängder och kvalitet. Den gamla tidens egen-regi med budgetanpassning men bristande pang för pengarna fungerar inte att fortsätta med. Det är uppdragsanpassning, rätt bemanning och resurssättning och framför allt ett gott ledarskap som gäller.

För mig som har arbetat många år med entreprenadupphandlingar, organisationsfrågor och återtagande i egen-regi är det särskilt intressant att se hur den unga generationens ledare faktiskt ”brinner” för att ha egen personal och egna maskiner igen. Och är villiga att axla det förändrade ledarskap som krävs för att den egna organisationen ska leverera resultat och inte ursäkter. Pang för pengarna är en bra devis att ha med sig på resan.

Claes-Anders Malmberg, VD Acama