Drifta själv eller lägga på entreprenad?

En vanlig fråga jag får i samband med kurser och organisationsöversyner inom gata, park och fastighetsskötsel är hur alternativa driftformer och utvecklad egen regi kan leda till ekonomiskt och/ eller kvalitativt bättre resultat. Frågan är ofta föremål för en särskild workshop och under åren har jag hunnit samla på mig många exempel och man kan sammanfatta läget på ungefär följande sätt.

Vissa delar av gata-/park-/fastighetsskötselverksamheten är lättare än andra att förändra till driftform och ekonomiskt utfall. Barmarksrenhållning och grässkötsel är två exempel på arbetsområden där man på kort tid (en säsong) kan lägga om driften och ha goda möjligheter att genom konkurrensutsättning nå en lägre kostnadsnivå än idag. Trädgårdstekniskt kvalificerade arbeten har ett marknadspris som inte utan vidare är lägre än i egen regi men den mesta park- och fastighetsskötseln brukar ändå ingå i en fast årsbeställning och är därmed väl avgränsad och förutsägbar även vid andra driftformer.

Gatudriften är mer komplex och sammanvävd med t ex VA-driften och det finns färre marknadsaktörer. Gatudrift är bara fast till en mindre del och består istället av en grundläggande tillsyn, en mindre mängd fasta skötselarbeten och en större mängd felavhjälpande/löpande underhåll i form av tilläggsarbeten. Det gör gatudriften komplicerad och den kräver både mer beställarstyrning och resursstarkare entreprenörer än park- och fastighetsskötsel. 

Vinterväghållningen är en blandning av båda och den främsta nyttan av ökad entreprenadförläggning är inte främst lägre produktionspris utan minskad affärsrisk för resurshållningen. Vad ska den egna personalen sysselsättas med under en grön vinter?

Egen regi verksamhet måste vara fullt finansierad året om. Resurshållande i form av personal, maskiner, fordon, lokaler, materialförråd mm. på full egen regi-nivå innebär stora fasta kostnader för utförandet, även utan att jämförelse görs mot marknadsprissatta tjänster. 

Konkurrensutsättning driver fram en smalare och vassare egen verksamhet, huvudsakligen inriktad på kvalificerade driftarbeten och felavhjälpande underhåll.

Investeringsarbeten och mycket planerat underhåll resurshålles många gånger bäst genom marknadskrafternas försorg, till marknadsmässiga villkor och affärsrisker.

Om egen regi är överbemannad i inledningen av en driftsförändring finns redan från början en underfinansierad verksamhet. En sådan förändring innehåller ofta betydande jämförelsestörande kostnader under ett eller flera år. Om omställning bara ska ske med naturlig avgång och/ eller verksamhetsövergång uppstår minst omställningskostnader vid byte av driftform. 

För den som har stora delar av yttre drift i egen regi och funderar på outsourcing är det särskilt viktigt att överväga vissa nyckelfrågor. Här är en liten provkarta:

Tillsyn är inte fel att ha i egen regi för där avgörs prioriteringarna och samlas beslutsunderlaget in. Dessutom är här interaktion med kommuninvånarna, stort dokumentations- och kontrollbehov och det är svårstyrt och komplext att följa upp vid entreprenadförläggning.

Investeringsarbeten kräver omfattande projekthantering och styrning. I både kalkylering, tidsplanering och utförande finns stor affärsrisk som är svår att förena med ett utförande enligt självkostnadsprincipen där risktagandet förutsätts vara minimerat.

Felavhjälpande underhåll kan delas in i en akut del kring säkerhetsrelaterat med risk för person- eller egendomsskador och som kräver mycket snabba åtgärder, samt arbeten vars åtgärder mer handlar om eftersatt underhåll eller funktionsuppfyllande och som kan utföras med längre framförhållning. Akuta arbeten kan om man vill liksom tillsynen utföras i egen regi med samma argument som gäller för tillsyn.

Planerat underhåll och skötsel är till en del önskvärt att utföra i egen regi för att skapa ett jämnare arbetsflöde i driftsorganisationen och möjliggöra en tillräcklig grundbemanning året om, därmed säkerställande ett bra resursutnyttjande av egen regi organisationen. 

Skötsel och planerat underhåll i egen regi måste ändå prövas noga mot möjligheten att konkurrensutsätta och erhålla lägre fasta och rörliga kostnader/affärsrisk. Motivationen att utföra detta själv är betydligt mindre än hos tillsyn och akut felavhjälpande underhåll där kontroll över både felanmälan, beställning/ prioritering och hela utförandekedjan ofta är väsentligt högre.

Om målet är att få bästa resultat för insatta resurser kan inte driftformen vara avgörande utan måluppfyllelsen relaterad till kostnaden bör vara ledstjärnan. Skattefinansierade tekniska verksamheter kämpar hårt idag för att få medel till verksamheten och pengarna till driften är starkt begränsade. Ingenting tyder på att det blir lättare framöver för de skattefinansierade, tekniska verksamheterna.

Det måste vara möjligt att hålla sig inom angivna ekonomiska ramar och då kan inte resurshållningen och verksamhetsomfattningen vara mer omfattande än de ekonomiska ramarna tillåter. Den långsiktiga inriktningen för egen regi förvaltningen kan då vara att utveckla en egen regi för drift och underhåll som kompletteras med konkurrensupphandlade, entreprenadförlagda arbeten. 

Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB