Sammanfattningsvis:
- Sätt realistiska mål i förhållande till din budget och uppdrag
- Analysera funktionen av ytorna över tid
- Bestäm vilka åtgärder som ryms inom drift och underhållet, planerat som avhjälpande
- Legitimera din underhållsstrategi
- Analysera din organisations förmåga och anpassa det strategiska underhållet därefter
- Avsätt resurser för att upprätthålla det planerade underhållet
- Följ din strategi – Utvärdera systematiskt – Ändra
En av nycklarna för att lyckas med det planerade underhållet är att ta fram en långsiktig drifts-och underhållsstrategi. I den bästa av världar är långsiktighet och planering av drift och underhållsåtgärder det rådande. Dessvärre tenderar fokus hamna mycket på avhjälpande underhåll eftersom detta oftast är mest akut och synligt. Drifts- och underhållsorganisationen riskerar därför att bli en brandkårsorganisation utan något långsiktigt perspektiv och mål. I en sådan situation blir det planerade underhållet eftersatt och en underhållsskuld uppstår lätt. I längden kostar detta mer pengar än vad det planerade underhållet hade gjort från början.
Så vad ska man då göra för att utveckla en lyckad underhållsstrategi? Här följer fyra nyckelbegrepp att ha med sig i framtagandet:
- Mål och syfte
- Varför ska vi underhålla ytorna och vad vill vi uppnå med drift- och underhållet?
Mål och syfte hänger starkt samman med det ursprungliga uppdraget. Detta kan vara styrt av politiska mål, kontraktslydelser i en entreprenad eller andra övergripande mål från en uppdragsgivare. I en värld där mycket fokus riskerar hamna på det akuta och det avhjälpande är det lätt att tappa riktning och syfte. Därför ska mål och syfte alltid finnas med i det kortsiktiga såväl som det långsiktiga drift- och underhållsarbete. För att målen ska kunna bli långsiktiga på riktigt bör hänsynstagande även tas till långsiktiga faktorer så som ytornas funktion över tid, demografiska förändringar, klimatförändringar, budget i balans, befintlig underhållsskuld, befintliga drifts- och underhållsplaner samt kvalitetssäkringsåtgärder.
- Förankring och marknadsföring av mål
- Är alla med på att ytorna ska skötas enligt fastslagna mål?
För att en drift- och underhållsstrategi ska förankras och legitimeras behövs en tydlighet och transparens. Detta kan uppnås genom att tillgängliggöra mål, drift- och underhållsplaner och aktivt kommunicera dessa till brukare, kunder och beställare. Aktiv marknadsföring fungerar såväl genom traditionella hemsidor och media. Men även sociala medier ska inte förglömmas liksom att identifiera och kommunicera sin verksamhets USP.
3. Process för att nå mål
- Finns förmågan i organisationen?
Varje drifts- och underhållsorganisation ser olika ut och har olika förutsättningar. För att lyckas med det planerade underhållet är det viktigt att känna sin organisations förmåga, både organisatoriskt och operativt. De största utmaningarna kring detta handlar ofta om att behålla kompetent personal över tid men också att i det dagliga arbetet avsätta tid för att utveckla, genomföra och upprätthålla det planerade underhållet.
- Uppföljning och utvärdering av strategi
- Fungerar uppsatta mål över tid och hur utvecklar och förbättrar vi drift- och underhållsstrategin?
Att upprätthålla något över tid är alltid en utmaning eftersom förutsättningarna ständigt ändras. Naturen är stadd i ständig förändring och utemiljö är inget undantag. Statusen på objekt och ytor förändras över tid beroende på hur det planerade underhållet genomförs. För att kunna göra nulägesbedömningar av den yttre miljön är en aktiv inventering och kartläggning av ytor och objekt viktigt att upprätthålla. Andra viktiga verktyg kan vara revision och besiktning, för att skapa sig en bild av nuläge och för att kunna analysera om målen är uppfyllda. Hur utemiljön uppfattas av brukare och beställare kan bestämmas genom enkäter och ”nöjd-kund index”. Att även ta hjälp av personal i drifts- och underhållsorganisationen brukar vara mycket värdefullt liksom att analysera felanmälningar. Med alla resultat kan måluppfyllelsen kvantifieras och utvärderas. Som sagt tidigare brukar den största utmaningen vara att bibehålla det långsiktiga strategiska arbetet och inte tappa riktning och mål, trots att mycket fokus hamnar på kortsiktigt och avhjälpande arbete.
Birger Ekenstierna
Fakta
Företag: WSP Sverige
Ort: Helsingborg
Yrkesroll: Besiktningsman Utemiljö och Projektledare
Utbildning: Hortonom
Arbete: Entreprenadbesiktningar, projektledning, byggledning, inventeringar och tekniska frågor
– huvudsakligen gällande utemiljö. Ser fram emot möjligheten att få besiktiga alla gröna tak som anläggs i stora mängder just nu.
