En viktig grundförutsättning för den egna organisationen är att man skapar en stabil och resursstark beredskapsorganisation. Kompetent arbetsledning, yrkeskunniga och områdesvana förare och handskottare, driftsäker och flexibel maskin- och fordonspark behövs och de måste alla fungera tillsammans när det verkligen behövs.
Beredskapsorganisationen kräver noggrann planering och inventering av tillgängliga resurser. Arbetstider och viloregler måste respekteras, den egna organisationens resurser är heller inte oändliga och därför krävs ofta ett större eller mindre komplement i form av inhyrda maskinförare eller att vissa uppgifter eller områden läggs på entreprenad. Planera organisationen på sommaren med stöd av den gångna vinterns erfarenheter och beredskapsscheman, arbeta fram resursplaner och körscheman, förankra, förhandla och besluta innan vinterns kommer igen. Då är det försent och alla insatser blir brandkårsutryckningar som är svåra att genom samordna.
Dokumentation i form av byggdagböcker och GPS ger arbetsledningen och förvaltningsledningen grundläggande uppföljningsmöjligheter genom att möjliggöra spårning av vad som har utförts av vem och hur och när detta har skett.
Dagboksanteckningarna ska vara undertecknade av arbetsledaren och ska innehålla uppgift om
- Tjänstgörande arbetsledare
- Arbetsstyrka, maskinpark och bilar
- Utförda arbeten, för arbeten på löpande räkning behövs redovisning av tids- och materialåtgång, arbetsorderns nummer samt platsen för arbetet
- Direktiv eller anvisningar om arbetet (t.ex. ändring, tillägg, beordring av reglerbart)
- Skador, olyckshändelser och deras orsaker
- Annat som har av betydelse, t.ex. dåligt väder, hinder för arbetet och liknande.
En kopia av dagboksbladet ska alltid vara hos arbetsledningen nästa dag, helst via mejl eller liknande. Utöver dessa grunduppgifter ska en vinterdagbok också alltid innehålla uppgifter om väglag, temperatur och åtgärder. Arbetsledningen ska dokumentera utkallningsbesluten med åtgärd, antal fordon samt tid för utkallning respektive arbetenas avslutning för entreprenaderna. Alla maskinella insatser för vinterväghållning ska vara spårbara i tid och rum genom en digital körjournal eller GPS-redovisning.
Den digitala informationen ska täcka in maskin, arbetsinsats, körhastighet, tid och plats så att detta kan kontrolleras under processen eller i efterhand. Ett bra alternativ är att använda webbaserad programvara som tillsammans med GPS-enheter i maskinerna och fordonen på ett säkert och korrekt sätt förmår att digitalt positionera och spåra arbetenas maskinella insatser i snöröjning, halkbekämpning och bortforsling av snö.
De insamlade uppgifterna måste struktureras och bearbetas på ett kompetent sätt för att bli användbara. För att kunna stämma av utfallet från dagböcker och GPS behöver man kunna utgå från en grundläggande kalkyl för arbetsvolymen och produktionskostnaden, en bra ruttplanering och en sammanfattande och överskådlig resurs- och åtgärdsplan som lägger fast mätbara uppföljningsfaktorer som körslingans längd i tid och km, och hela pådragets beräknade insatstid.
Om man samlar personalstyrkan till regelbundna uppföljningsmöten är det viktigt att inte kommentera enskilda personers insatser utifrån uppgifter som samlats in. Den enskilda förarens eller handskottarens motivation och förståelse för systemet kan bara upprätthållas om vi skapar delaktighet och är lyhörda för medarbetarnas synpunkter.
