Är utemiljön värd mer eller mindre?

Parker som ger livsrum, syre och upplevelser. Väghållning som gör det möjligt att ta sig till och från arbete och fritid oavsett om det är till fots, till cykel eller med bilen. Allt detta är nödvändigt för ett modernt, välfungerande samhälle. Men i samhällsuppdraget finns både obligatoriska och frivilliga uppgifter. Det är inte ovanligt att man har kommunicerande kärl i driftbudgetens olika poster. Ett år med dyr vinter finns dåligt med pengar till övrig drift och underhåll. En driftsplanering som i budgeteringen inte tar hänsyn till tidigare erfarenheter och ekonomiska utfall gör kommunen en rejäl björntjänst.

Man försvagar handlingsberedskapen och avhänder sig möjligheten till framförhållning. Kraven på att klara sig utan extraanslag och hålla sig inom givna ramar är extra tydliga denna corona-drabbade höst och vinter när kommunernas ekonomi blir allt mer ansträngd och hela samhället står inför enorma sociala och ekonomiska utmaningar.

Kommunaltekniken blir allt mer komplicerad och får allt fler utmaningar i takt med samhällets och infrastrukturens förändring. Det ställer nya krav på både organisation, planering, projektering, byggnation, etableringsdrift och efterföljande DoU. Vi har mycket att lära av tillverknings- och tjänsteindustrin när det gäller att tänka i produktionstermer och för att kunna arbeta rätt i slimmade organisationer utan större överkapacitet. Inte minst ställs det större krav på en god logistik än tidigare för att få verksamheten att fungera.

Kapaciteten hos både egen-regi och kompletterande entreprenörer behöver räcka till vid varje tidpunkt utan att vi har för mycket personal, maskiner och material tillgängliga jämfört med behovet. Säsongsvariationerna är större inom park och yttre fastighet än vad det är inom gata och VA/anläggning men hela kommunaltekniken har ändå ganska stora variationer i både tillgång och efterfrågan på produktionsresurser. Och vi har inte för mycket pengar. Tvärt om är kommunaltekniken under ekonomisk press eftersom kommunerna behöver pengar till många andra verksamhetsgrenar också, inte minst inom omsorg och bildning.

Det är inte konstigt om man bygger på underhållsskulden när det blir en kris. Det blir ju kraftiga driftsunderskott som måste finansieras genom omprioriteringar. Men risken är att det inte blir bättre ekonomi till ett annat år så att vi kan arbeta av underhållsskulden. Oberoende av hur årsutfallen blir innehåller mycket av kommunaltekniken en ganska stor andel fasta kostnader, t ex vinterväghållning. Personal, maskiner och övriga resurser ligger ju i beredskap för att kunna rycka ut om det behövs. Och vi har nollbudgeterade verksamheter som verkstad, förråd och markanläggning som ska gå runt genom sina egna intäkter. När kredit och debet inte går ihop utan vi står där med ett svart hål i form av svårförklarliga och plötsligt uppkommande underskott, dyker frågor upp som vi hade velat svara på.

Vad är det som vi behöver göra ute i kommunerna för att vara konkurrenskraftiga framöver?

Bättre samspel mellan gata/park och annan kommunteknik med samutnyttjande av resurser och samlade logistiska lösningar för transporter, lokaler, arbetsutförande mm.

Bättre digitala systemstöd i ledning, planering och samordning av allt från arbetsutförande, maskinanvändning, materialinköp till entreprenadstyrning och dokumentation.

Bättre kalkyler och resurshushållning, byggt på verkligt nuläge – med årlig uppdatering även av tillkommande och avgående ytor och arbeten. Detta ger tydliga nyckeltal som står på stabil grund.

Säkerställ att tillräcklig andel av kostnaderna ägnas åt underhåll för att inte långsiktigt bygga upp underhållsskulden.

Bättre delaktighet i produktionsplaneringen ger hög genomskinlighet.

Bättre synliggörande av den oskrivna kunskapen och erfarenheten. Det uppvärderar allas vårt arbete för en bättre DoU-verksamhet.

Och sist men inte minst behöver vi ha bättre framförhållning och bättre samplanering i våra projektverksamheter för samhällsutbyggnaden med många och komplicerade investerings- och exploateringsprojekt är här för att stanna.

Vad finns det för stora fasta och rörliga kostnader i stadsmiljös drift och underhåll? Och vet vi egentligen vad driften verkligen kostar i dess olika delar?

Kan vi visa vilket pang vi producerar för skattebetalarnas pengar?

Kollegan och jag ägnar cirka halva vår yrkesverksamma tid till att genomlysa tekniska verksamheters produktionsorganisationer och visualisera orsaksrelaterade samband. Vi hjälper helt enkelt till med att som katalysatorer produktionsplanera/kalkylera gata/park/anläggning/gemensamma servicefunktioner och yttre fastighetsdrift. Och hitta regleringsvägar och åtgärder för verksamheten så att man hålla sig inom anslagna ramar för driften eller motivera för politiken varför det inte går. Egentligen kan man säga att vi hjälper till att göra kunskapen om verkligheten känd innan ambitionsförändringar övervägs.

Det gör vi genom att arbeta i delaktighetsskapande workshopar och ta tillvara ledarnas och medarbetarnas samlade kunskap, inte minst allt det som inte finns nedskrivet utan bara existerar i enskilda personers huvuden. Det är kanske det viktigaste. Att medarbetarna har stor kunskap om verksamheten och behöver vara delaktiga och engagerade i arbetet. Annars blir det svårt. För mycket kunskap är alltså inte i skriftlig form utan muntlig tradition och händernas kunskap.

Två tydliga delar som vi ser i våra arbeten med Sveriges kommuner är dels att andelen av kostnaderna som läggs på underhåll är mycket låg, ofta så låg som 10.-15% dels att många försöker spara pengar genom minskade frekvenser istället för att klassa om yttyperna.

Ett så pass lågt underhåll som 10 procent av driftskostnaderna är ohållbart eftersom om det planerade underhållet inte orkas med kommer det att byggas en stor underhållsskuld som om den inte kan regleras leder till ren kapitalförstöring. Besparingar genomfrekvenser kan exempelvis bestå i att om en bruksgräsmatta för att långsiktet fungera kräver låt oss säga 12-15 snitt i södra Sverige är det en dålig strategi att klippa sådana ytor 8gånger per år. Då är det bättre att klassa om vissa gräsytor till långväxande gräs och sköta det kvarvarande bruksgräset på bästa sätt, annars får man även här en kapitalförstöring på anläggningarna.

Vad leder då en förbättrad produktionsstyrning till inom kommunaltekniken? Ett tydligt resultat är att det blir lättare att fatta beslut om driftformer för utförande. Egen regi verksamhet måste vara fullt finansierad året om. Resurshållande i form av personal, maskiner, fordon, lokaler, materialförråd mm. på dagens nivå innebär stora fasta kostnader för utförandet, även utan att jämförelse görs mot marknadsprissatta tjänster.

Konkurrensutsättning driver fram en smalare och vassare egen verksamhet, huvudsakligen inriktad på kvalificerade driftarbeten och felavhjälpande underhåll. Investeringsarbeten och det mesta av planerat underhåll resurshålls genom marknadskrafternas försorg, till marknadsmässiga villkor och affärsrisker. 

Tillsyn är viktigt att ha i egen regi för där avgörs prioriteringarna och samlas beslutsunderlaget in. Dessutom är här interaktion med kommuninvånarna, stort dokumentations- och kontrollbehov och det är svårstyrt och svåruppföljt vid entreprenadförläggning.

Investeringsarbeten kräver omfattande projekthantering och styrning. I både kalkylering, tidsplanering, utförande finns stor affärsrisk som är svår att förena med ett utförande enligt självkostnadsprincipen där risktagandet förutsätts vara minimerat. Avhjälpande underhåll kan delas in i en akut del kring trafiksäkerhet med risk för person eller egendomsskador. Och som kräver mycket snabba åtgärder samt arbeten vars åtgärder mer handlar om eftersatt underhåll eller funktionsuppfyllande och som kan utföras inom en till två veckor.

Akuta arbeten behöver liksom tillsynen i hög grad utföras i egen regi med samma argument som gäller för tillsyn. Planerat underhåll och skötsel är till en del önskvärt att utföra i egen regi för att skapa ett jämnare arbetsflöde i driftsorganisationen och möjliggöra en tillräcklig grundbemanning året om för att säkerställa ett bra resursutnyttjande av egen regi-organisationen.

Skötsel och planerat underhåll i egen regi måste ändå prövas noga mot möjligheten att konkurrensutsätta och erhålla lägre fasta och rörliga kostnader/affärsrisk. Motivationen att utföra detta själv är betydligt mindre än hos tillsyn och akut felavhjälpande underhåll där kontroll över både felanmälan, beställning/ prioritering och hela utförandekedjan ofta är väsentligt högre.

Kanske ska inte driftformen vara avgörande utan måluppfyllelsen relaterad till kostnaden. Skattefinansierade tekniska verksamheter kämpar hårt för att få medel till verksamheten. Pengarna till driften och underhåll är starkt begränsade. Det måste vara möjligt att hålla sig inom angivna ekonomiska ramar. Då kan inte resurshållning och verksamhetsomfattning vara mer omfattande än de ekonomiska ramarna tillåter. Blandformen är intressantast idag. Man utvecklar egen regi för drift och underhåll och kompletterar med konkurrensutsatta entreprenadarbeten.

Claes-Anders Malmberg – VD, Acama AB