Jag har deltagit i många produktionsplaneringar under åren och också i många kalkyleringar med syftet att effektivisera och minska kostnaderna för utomhusarbeten. Ofta ser jag då att förvaltningarna har en mångordig skötselplan med mål och ambitioner som ska uppfyllas. Vissa uppgifter är lagstadgade, andra styrs av policy och vissa är frivilliga. Skötselplanen är också ofta översatt till en så kallad årsklocka som visar vad som ska göras när, hur och var, kopplat till mängder och frekvenser. Denna plan styr sedan bemanningen och egenkontrollen för det kommande året.
Problemet är att många skötselplaner och årsklockor är mer teoretiska än praktiskt genomförbara. Ofta stämmer årsklockan inte överens med skötselplanen, och de angivna frekvenserna är mer en ambition än en miniminivå, eftersom bemanningen inte räcker till för att utföra alla uppgifter fullt ut. Politiken eller förvaltningsledningen är inte alltid medvetna om detta, eftersom de inte har detaljkunskap om det praktiska arbetet eller vilka moment som verkligen ingår i en arbetsuppgift. De ser inte heller de utmaningar trädgårdsmästarna ställs inför vid utförandet.
Det är heller inte alltid trädgårdsmästarna har varit med och utformat skötselplanen eller årsklockan. Ibland känner de sig inte alls delaktiga i planeringen utan mer som om deras åsikter inte räknas. Detta är sorgligt, eftersom deras kunskaper om växtval, ståndort, beskärning, vattningsbehov och andra tips och tricks är där de verkliga möjligheterna till besparingar och effektiviseringar ligger.
En bra årsklocka bör utformas tillsammans med fältpersonalen och arbetsledningen och motsvara en lägsta godtagbar standard som vi också behöver resurssätta med personal, maskiner och fordon. I årsklockans rullande schema samordnas olika moment som av logistiska skäl behöver utföras samtidigt. Ett väl genomfört arbete genererar också bra idéer om hur vi kan göra saker annorlunda och ifrågasättanden om varför vi inte tänkt på detta tidigare. Orsaken till detta är att vi alla har olika pusselbitar till lösningen men inte tidigare har satt oss ner och pusslat ihop dem, kanske på grund av osäkerhet. Ibland är det också yrkesroller, revirtänkande, prestige eller bara brist på tid som hindrat detta.
Det är värt att ta sig tid att göra detta även i lågkonjunktur och besparingstider. Det är då vi verkligen behöver tänka utanför boxen och “trolla med knäna” för att få budgeten och bemanningen att räcka till för det som behövs mest. Då gäller det att se möjligheterna på fältet, inte att göra ambitiösa planer som bara samlar damm i något digitalt utrymme.
På 1990-talet fanns också sådana planer som samlade damm i bortglömda pärmar. Delaktighet och nytänkande var viktigt även då. Att respektera varandras yrkeskunskaper och ha inblick i varandras arbeten var också en ledstjärna redan då, och det gav bra resultat. På den tiden var avståndet mellan kontor och fält mindre, och fler i ledningen hade både teoretiska och praktiska yrkeskunskaper.
Det är dags att vi lär oss av historien och låter trädgårdsmästarna få mer inflytande över det praktiska arbetets utförande. Deras expertis är nyckeln till en mer effektiv och kostnadseffektiv förvaltning av våra utemiljöer.
Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB
