Många gata-park-, kyrkogårds- och andra utemiljöförvaltningar arbetar hårt varje dag, men hamnar ändå efter. Felanmälningar ökar, akuta insatser tränger undan planerade arbeten och underhållsskulden växer utan att den alltid syns tydligt i budgeten. I redovisningen syns det först när de stora ”smällarna” kommer men då undrar alla ”hur kunde det gå så långt”.

Den här kursen handlar om hur vi kan gå från ett mer reaktivt arbetssätt till bättre framförhållning, tydligare prioriteringar och mer styrbart underhåll. Under tre halvdagar går vi igenom vad underhållsskulden består av, hur avhjälpande underhåll kan hanteras smartare och hur planerat underhåll kan byggas upp med hjälp av rondering, inventering, arbetsplanering, kalkylering och budgetstyrning.

Kursen livesänds och spelas in samtidigt. Det gör att deltagarna både kan medverka vid de livesända tillfällena och gå tillbaka till kursmaterialet i efterhand.

Kort om kursen

Underhållsskulden är sällan en enda tydlig post i budgeten. Den växer ofta fram steg för steg när drift, felanmälningar, akuta åtgärder och planerade underhållsinsatser inte längre hänger ihop med uppdrag, ekonomi och tillgänglig kapacitet.

I många organisationer blir avhjälpande underhåll den dominerande arbetsformen. Det som skulle vara en nödvändig del av vardagen blir i praktiken det som styr hela produktionen. Felanmälningar, snabba ryck, transporter, omprioriteringar och korta arbetsfickor gör att det planerade arbetet hela tiden får stå tillbaka.

Samtidigt är det planerade underhållet helt avgörande för att kunna hålla anläggningar, grönytor, kyrkogårdar, gator, parker, lekplatser, utrustning och tekniska funktioner i rimligt skick över tid. För att lyckas behöver förvaltningen kunna beskriva vad som ska göras, varför det ska göras, när det ska göras och vad det kostar.

I kursen kopplar vi därför samman driftens vardag med styrning, ekonomi och långsiktig förvaltning. Vi går igenom praktiska modeller för att förstå underhållsskulden, sortera felanmälningar, prioritera avhjälpande underhåll och bygga upp ett mer förebyggande arbetssätt.

Del 1: Underhållsskulden – vad består den av och hur växer den?

I den första delen går vi igenom vad underhållsskuld egentligen är och varför den ofta är svår att få syn på i tid. Vi skiljer mellan eftersatt drift, avhjälpande underhåll, planerat underhåll, reinvesteringar, standardsänkningar och verklig underhållsskuld.

Vi tittar också på hur underhållsskuld kan växa fram när uppdrag, ekonomi, ambitionsnivå och produktionskapacitet inte hänger ihop. Ett viktigt tema är skillnaden mellan den synliga underhållsskulden, som trasiga beläggningar, eftersatta lekplatser, slitna planteringar och bristande funktion, och den mer dolda underhållsskulden som uppstår när rondering, förebyggande arbete och långsiktig planering skjuts fram år efter år.

Frågeställningar

• Hur vet vi om vi har en underhållsskuld? Och hur stor den är?

• Vad är skillnaden mellan eftersatt drift, avhjälpande underhåll och planerat underhåll?

Målet med den första delen är att deltagarna ska få ett gemensamt språk för att beskriva underhållsskulden och kunna föra bättre samtal mellan drift, ledning, ekonomi och politisk nivå.

Del 2: Avhjälpande underhåll – hur får vi kontroll på felanmälningar och akuta åtgärder?

Frågeställningar

• Hur kan felanmälningar sorteras och prioriteras på ett mer systematiskt sätt?

• Hur undviker vi att akuta åtgärder tar över hela driftorganisationens vardag?

Den andra delen handlar om det avhjälpande underhållet, alltså det arbete som görs löpande för att åtgärda fel, brister och felanmälningar. Avhjälpande underhåll kommer alltid att behövas, men det behöver styras så att det inte tar över hela driftorganisationens arbetssätt.

Vi går igenom hur felanmälningar kan sorteras och prioriteras utifrån risk, säkerhet, framkomlighet, funktion, ekonomi och upplevd kvalitet. Vi diskuterar också hur avhjälpande underhåll kan samordnas med den löpande driften, så att varje felanmälan inte leder till en egen resa, en egen startsträcka och en egen omplanering.

Ett viktigt tema är vardagsfriktionen i driftorganisationen. Transporter, letande efter material, maskinkollisioner, korta arbetsfickor, otydliga prioriteringar och akuta avbrott kan äta mycket mer kapacitet än vad som syns i den vanliga budgetuppföljningen. Därför behöver avhjälpande underhåll inte bara ses som en teknisk fråga, utan också som en fråga om planering, produktionsstyrning och arbetssätt.

Del 3: Planerat underhåll – från rondering till budget och arbetsplan

Frågeställningar

• Hur kan rondering och inventering bli ett praktiskt underlag för planering och budget?

• Hur kan teknisk förvaltning beskriva underhållsbehov på ett sätt som fungerar både för drift, ledning, ekonomi och politik?

Den tredje delen handlar om hur förvaltningen kan bygga upp ett mer planerat och förebyggande underhåll. Vi går igenom hur rondering, inventering, tillståndsbedömning, arbetsplanering, kalkylering och budgetering kan hänga ihop i ett praktiskt system.

Planerat underhåll behöver inte börja som ett stort och komplicerat system. Det kan börja med att de viktigaste objekten, ytorna och funktionerna identifieras, ronderas och bedöms på ett mer systematiskt sätt. Därifrån kan åtgärder prioriteras, kostnader uppskattas och arbeten föras in i årshjul, driftplan och budgetprocess.

Vi visar hur enkla kalkyler kan användas för att göra underhållet mer begripligt: mängder, frekvenser, tidsåtgång, kostnad och ambitionsnivå. På så sätt blir det lättare att skilja mellan det som måste göras, det som bör göras och det som är en ambitionshöjning.

Målgrupp

Kursen riktar sig till dig som arbetar med eller ansvarar för drift och underhåll i utemiljöförvaltningar som gata-park, kyrkogård eller yttre fastighetsverksamhet.

Den passar särskilt bra för chefer, arbetsledare, drift- och underhållsledare, förvaltare, ingenjörer, ekonomer, controllers, projektledare och förtroendevalda i tekniska nämnder eller motsvarande.

Föreläsare

Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB.

Claes-Anders har mångårig erfarenhet av drift- och underhållsfrågorna i tekniska förvaltningar, kalkylering och genomlysning av gata-, park-, kyrkogårds- och yttre fastighetsuppdrag. Han har arbetat med utbildningar, utredningar och verksamhetsanalyser för kommuner, kyrkogårdsförvaltningar och andra offentliga beställare under många år.

Under kursen medverkar även gästföreläsare med inspel kring deras erfarenhet av drift- och underhållsfrågorna relaterade till underhållsskulden, planering, utförande eller ekonomi. Gästföreläsare presenteras när det slutliga detaljprogrammet fastställes i slutet av augusti.

Program del 1 – Underhållsskulden – vad består den av och hur växer den?

08.30-08.35   Välkommen och introduktion till kursens tre delar

08.35-09.20   Vad menar vi med underhållsskuld? Skillnaden mellan drift, avhjälpande underhåll, planerat underhåll, reinvestering och eftersläpning.

09.20-09.35   Paus

09.35-10.20   Hur växer underhållsskulden fram? Om uppdrag, ekonomi, ambitionsnivå, produktionskapacitet och dolda kostnader.

10.20-10.35   Kort interaktivt moment: var ser ni själva de största underhållsglappen?

10.35-10.50   Paus

10.50-11.35   Att synliggöra underhållsskulden: enkla modeller för nulägesbild, riskbedömning och prioritering.

11.35-11.55   Samtal kring erfarenheter från verkligheten.

11.55-12.00   Sammanfattning och reflektionsfråga att diskutera på hemmaplan inför del 2.

Program del 2 – Avhjälpande underhåll – hur får vi kontroll på felanmälningar och akuta åtgärder?

08.30-08.35   Välkommen tillbaka och kort återkoppling från del 1

08.35-09.20   Avhjälpande underhåll i praktiken. Vad ska åtgärdas direkt, vad kan planeras och vad är egentligen tecken på ett större systemproblem?

09.20-09.35   Paus

09.35-10.20   Felanmälningar, prioriteringar och vardagsfriktion. Så kan akuta ärenden sorteras utifrån säkerhet, funktion, framkomlighet, ekonomi och upplevd kvalitet.

10.20-10.35   Interaktivt moment: hur prioriterar vi när allt känns viktigt?

10.35-10.50   Paus

10.50-11.35   Samordning med löpande drift. Hur minskar vi onödiga resor, omstarter, dubbelarbete och korta arbetsfickor?

11.35-11.55   Samtal kring praktisk hantering av felanmälningar och driftstyrning.

11.55-12.00   Sammanfattning och reflektionsfråga inför del 3.

Program del 3 – Planerat underhåll – från rondering till budget och arbetsplan

08.30-08.35   Välkommen tillbaka och introduktion till sista delen

08.35-09.20   Från reaktiv drift till planerat underhåll. Vad behöver vi inventera, rondera och följa upp?

09.20-09.35   Paus

09.35-10.20   Rondering, tillståndsbedömning och prioritering. Hur skapar vi ett praktiskt underlag för arbetsplan och budget?

10.20-10.35   Interaktivt moment: vilka objekt, ytor eller funktioner bör prioriteras först?

10.35-10.50   Paus

10.50-11.35   Kalkylering och anslagsstyrning. Mängder, frekvenser, tid, kostnad och ambitionsnivå som beslutsunderlag.

11.35-11.55   Samtal kring de första stegen mot bättre framförhållning.

11.55-12.00   Avslutning och sammanfattning av hela kursen.

Alternativ som uppdragsutbildning:

Kursen kan från den 1/12 2026 även beställas som uppdragsutbildning för en kommun, kyrkogårdsförvaltning eller organisation. Då kan innehållet anpassas till den egna verksamheten och i stället för gästföreläsningar kombinerar vi med interna diskussionsfrågor, lokala exempel och eget underlag.