Hur prioriterar man i driften?

Hur viktiga är våra verksamheter?

Utemiljön är viktig för oss som är i branschen men kanske inte lika viktig för centrala beslutsfattare i kommuner och bolag. Många vill ha pengar från kassan och det är verkligen inte lätt att få fram nya pengar i dessa tider. Utemiljön tillhör de sidoverksamheter som har stor andel påverkbara kostnader och kan förändras från ett år till ett annat. Antingen genom att lägga om gräsklippningen eller hålla igen på underhållsarbeten.  

Det är många som får besparingskrav på sina verksamheter och tvingas välja mellan vad som kan utföras och vad som måste tas bort. Det är mycket svårare än man kan tro. Både i offentliga och privata delar av utemiljöbranschen är det arbetsintensivt med stor andel personal- och maskinkostnader. Och mycket ställtider som egentligen bara är att vi transporterar, lossar, lastar eller väntar. Första prioritet brukar därför vara att få styrning på den inre effektiviteten, att vi gör våra arbeten på rätt sätt. Rätt människa, på rätt plats, i rätt tid och med rätt utrustning och material.

En annan prioritet blir att fråga sig om vi gör rätt saker. Vad måste vi göra och vad kan vi minska eller upphöra att göra.
Lagstadgade arbetsuppgifter måste prioriteras.
Och omvänt måste vi vara klara på varför vi gör det frivilliga!

Här är några exempel på obligatoriska uppgifter inom gata/parken:

• Kommunens ansvar som väghållare. Många kommuner är under rimlig nivå på reinvesteringar tex beläggning.
• Ansvar för renhållning och skyltning
• Ansvar för säkra lekplatser
• Ansvar för bekämpning av vissa invasiva växter

Och här är exempel på frivilliga uppgifter inom samma område:

• Stora delar av Parkverksamheten
• Frivilliga åtaganden avseende enskild väg

Om ”påsen med pengar” inte räcker vad gör man då?

Alla lagstadgade delar behöver givetvis följas. Det medför att vi kommer behöva ta bort av de saker som är frivilliga, som oftast också är de som skänker mjukare värden.
Sommarblommor och gräs bör prioriteras bort. Vad gäller barmarksrenhållning, kanske även den skulle kunna stramas upp något, men det finns inga jättesummor att hämta hem där. På gatusidan är det inte lika enkelt att hämta hem kostnader. Det kanske dock skulle kunna gå att jobba mer effektivt med bättre system.

Vilka besparingar är möjliga?

• Var har ni enligt er egen uppfattning över- eller understandard?
• Fånga alla berördas uppfattning och smält samman till en gemensam syn. Gör detta för varje arbets- eller ytkategori!
• Fundera på vad ni mäter eller uppskattar mot. Är det politiskt beslutad standard, en standard bestämd på chefsnivå eller en vi-har-nog-alltid-gjort-så-här-standard? Om ni inte har politiskt beslutad standard för gata/park behöver det göras ett omtag. Det går bara att visa vilket pang vi levererar för pengarna om standarden är knuten till volymen på anslagsramarna.
• Om man inte har en beslutad standard, utgå då ifrån en LGS nivå, dvs enligt era egna beslutsfattares uppfattning om en Lägsta Godtagbara Standard.

Skilj på fasta och rörliga kostnader

Gata/Park-verksamheter har ofta en hög andel fasta kostnader. Interna kostnader inom kommunkoncernens skal kan uppgå till 40-50%. I egen-regi förvaltningar är andelen egna personalkostnader inom parkdriften vanligen drygt 50% i gatudriften runt 30% (mer externa entreprenörer som belysning etc.). I parkunderhållet finns också höga personalkostnader eftersom ”årsklockan” styr och t ex röjnings- och beskärningsarbeten används för att jämna ut säsongsbehovet för fast personal. I gatuunderhållet finns större andel entreprenader och om dessa utgörs av avropsavtal också större flexibilitet.
Inlåsningseffekter uppkommer ändå långt i förväg pg a framförhållning i produktionsplaneringen,  t ex blomsterupphandlingar och anställning av säsongsanställd personal.

Våga förändra och förankra

Gör en mindmap i första läget, längre fram en färd- och utvecklingsplan. Identifiera felkällor i era beräkningar/kalkyler. För detta krävs fördjupad produktionskunskap när schabloner ska omsättas i ändrad verklighet. Identifiera nyckelpersoner i den egna organisationen för avstämning av beräkningarna.

Identifiera felkällor i era bedömningar av genomförbarhet och tidsaspekter. Och samma tänk som ovan. Förankring upp och ner och på tvären är avgörande för att minimera trösklar. Även om personalomställning idag går fortare och med mindre kostnader än förr i kommunerna är handlingsberedskapen inte alltid bättre än förr. Många medarbetare och chefer har helt enkelt inte varit med om en lågkonjunktur tidigare.

Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB