Samskapande styrning ger utemiljön mer resurser

Vad är det som vi behöver göra för att vara samhällsnyttiga framöver?

Bättre samspel  med samutnyttjande av resurser  och samlade logistiska lösningar för transporter, lokaler, arbetsutförande mm.

Bättre digitala systemstöd i ledning, planering och samordning av allt från arbetsutförande, maskinanvändning, materialinköp till entreprenadstyrning och dokumentation.

Bättre kalkyler och resurshushållning, byggt på verkligt nuläge – med årlig uppdatering även av tillkommande och avgående ytor och arbeten. Detta ger tydliga nyckeltal som står på stabil grund.

Bättre delaktighet i produktionsplaneringen ger hög genomskinlighet.

Bättre synliggörande av den oskrivna kunskapen och erfarenheten. Det uppvärderar allas vårt arbete för en bättre DoU-verksamhet.

Och sist men inte minst behöver vi ha bättre framförhållning och bättre samplanering i våra projektverksamheter för samhällsutbyggnaden med många och komplicerade investerings- och exploateringsprojekt är här för att stanna.

Hur ska vi då uppnå detta?

Utemiljöarbetena blir mer komplicerade och får fler utmaningar i takt med samhällets och infrastrukturens förändring. Det ställer nya krav på både organisation, planering projektering, byggnation, etableringsdrift och efterföljande DoU. Vi har mycket att lära av tillverknings- och tjänsteindustrin när det gäller att tänka i produktionstermer och för att kunna arbeta rätt i slimmade organisationer utan större överkapacitet.

Kapaciteten hos både egen-regi och kompletterande entreprenörer behöver räcka till vid varje tidpunkt utan att vi har för mycket personal, maskiner och material tillgängliga jämfört med behovet. Säsongsvariationerna är större inom park och yttre fastighet än vad det är inom gata och VA/anläggning men hela kommunaltekniken har ändå stora variationer i tillgång och efterfrågan på produktionsresurser. Det är inte lätt att få pengarna att räcka till och i rådande dyrtider är det extra svårt.

I samhällsuppdragen finns både obligatoriska och frivilliga uppgifter. Det är inte ovanligt att man har kommunicerande kärl i driftbudgetens olika poster. Ett år med dyr vinter finns dåligt med pengar till övrig drift och underhåll. En driftsplanering som i budgeteringen inte tar hänsyn till tidigare erfarenheter och ekonomiska utfall gör förvaltningen en rejäl björntjänst.

Man försvagar handlingsberedskapen och avhänder sig möjligheten till framförhållning. Kraven på att klara sig utan extraanslag och hålla sig inom givna ramar är extra tydliga närekonomin snabbt blir allt mer ansträngd och hela samhället står inför enorma sociala och ekonomiska utmaningar.

Det är inte konstigt om man bygger på underhållsskulden när det blir en kris. Oberoende av hur årsutfallen blir innehåller mycket av utemiljöarbetena en stor andel fasta kostnader, t ex vinterväghållning. Personal, maskiner och övriga resurser ligger ju i beredskap för att kunna rycka ut om det behövs. Och vi har nollbudgeterade verksamheter som verkstad, förråd och markanläggning som ska gå runt genom sina egna intäkter. När kredit och debet inte går ihop utan vi står där med ett svart hål i form av svårförklarliga och plötsligt uppkommande underskott, dyker frågor upp:

Vad finns det för stora fasta och rörliga kostnader i drift och underhåll? Och vet vi egentligen vad det verkligen kostar i de olika delarna?

Kan vi visa vilket pang vi producerar för skattebetalarnas pengar?

Jag har under många år ägnat halva min yrkesverksamma tid till att genomlysa tekniska verksamheters produktionsorganisationer och visualisera orsaksrelaterade samband. I många kommuner, fastighetsbolag och även kyrkogårdsförvaltningar har jag varit med som katalysator  för att hitta regleringsvägar för driften eller motivera för politiken varför det inte går utan tillskott. Min erfarenhet är kunskapen om verkligheten behöver göras känd innan ambitionsförändringar övervägs. Samskapande är nyckel till förankrade förändringar. Det görs bäst i delaktighetsskapande workshopar där man tar tillvara ledarnas och medarbetarnas samlade kunskap. Mycket kunskap är inte i skriftlig form utan muntlig tradition och händernas kunskap. Och den behöver tas tillvara, gränsöverskridande, normkritiskt och med stor kreativitet. Utmaningarna framöver är mycket stora.

Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB