Underhåll behöver tänkas om – inte bara göras mer

När felanmälningar, akuta arbeten och planerade åtgärder konkurrerar om samma tid behöver vi bli bättre på att se vad som faktiskt händer med underhållet.

Det finns nästan alltid mer underhåll att göra än det finns pengar och tid till.

Det är knappast någon nyhet för den som arbetar med gata och park, kyrkogård eller andra yttre miljöer. En beläggning börjar bli dålig. Några träd behöver åtgärdas. Parkmöbler har sett sina bästa dagar. En mur behöver ses över och på lekplatsen finns delar som snart behöver bytas. Inget av det behöver vara akut idag. Och just där börjar en av underhållets svåraste frågor: Vad händer med det som inte görs?

Vi har blivit ganska bra på att hantera sådant som redan har hänt. Ett fel kommer in, någon bedömer det, arbetet fördelas och felet åtgärdas. Är det allvarligt prioriteras det snabbt. Så måste det naturligtvis fungera.

Men ett väl fungerande avhjälpande underhåll är inte samma sak som ett väl fungerande underhåll. Det är mycket lättare att se en trasig bänk än en bänk som borde ha målats för tre år sedan. Det är lättare att registrera ett hål i asfalten än en beläggning som sakta försämras utan att någon riktigt bestämmer när den ska åtgärdas.

Och det är betydligt lättare att räkna felanmälningar än de fel som aldrig hade behövt uppstå om rätt underhåll hade gjorts i tid. Felanmälningar och akuta åtgärder handlar till stor del om sådant som redan har hänt. Planerat underhåll försöker istället fånga det som håller på att hända. Båda behövs. Problemet kommer när balansen mellan dem försvinner.

När felanmälningarna i praktiken börjar bli verksamhetens underhållsplan påverkas inte bara anläggningarnas skick. Även arbetsdagen förändras. Fler omplaneringar, resor och avbrott lämnar mindre sammanhängande tid till det arbete som egentligen skulle göras.

Underhåll handlar också om att välja

Underhåll är därför inte bara en teknisk fråga om asfalt, träd, lekplatser, gångar, murar och utrustning. Det handlar minst lika mycket om styrning och prioritering.

Vad vet vi om våra anläggningar? Vad behöver göras nu och vad kan vänta? Vad händer om vi väntar? Hur mycket underhåll klarar organisationen faktiskt av? Och till slut den kanske obekvämaste frågan: Vad väljer vi att inte göra?

Alla verksamheter med begränsade resurser måste prioritera. Att skjuta ett underhållsarbete framför sig behöver därför inte vara fel. Ibland är det ett fullt rimligt beslut. Problemet kommer när vi inte längre har kontroll över vad som skjutits fram, varför och vilka konsekvenser det kan få. Då kan ett medvetet uppskjutande så småningom bli en underhållsskuld.

Det här löses knappast bara genom att säga att det behövs mer pengar. Lika lite löser vi problemet genom att bli ännu snabbare på att ta hand om felanmälningar. Vi behöver förstå varför behoven uppstår, vad som är löpande drift, vad som faktiskt är underhåll och när ett återkommande fel borde leda till en annan åtgärd.

Här behövs också ett gemensamt språk. Drift, felanmälningar, avhjälpande underhåll, planerat underhåll, eftersatt underhåll, reinvestering och underhållsskuld flyter lätt ihop. När ett hål ska lagas spelar orden kanske mindre roll. Men när vi ska planera, prioritera, kalkylera och göra budget börjar skillnaderna få betydelse.

Om samma fel repareras gång på gång kanske lösningen inte är att bli bättre på att reparera det. Vi behöver fråga oss varför felet fortsätter att komma tillbaka. Och om planerade åtgärder år efter år skjuts undan därför att resurserna går åt till akuta arbeten behöver vi åtminstone veta att det är det vi gör.

Det är här vi tror att det behövs lite nytänkande.

Inte nödvändigtvis fler avancerade system, fler pärmar eller mer administration. Snarare behöver vi bli bättre på att få ihop verkligheten ute i verksamheten med planeringen, ekonomin och besluten.

Tre frågor som hör ihop

Det är också utgångspunkten för våra tre halvdagar om underhåll i höst.

Ju mer vi har arbetat med frågan, desto tydligare har det blivit att tre områden behöver förstås var för sig – samtidigt som de hänger väldigt tätt ihop.

8 oktober – Underhållsskulden

Vad är egentligen en underhållsskuld? Hur skiljer vi den från eftersatt drift, avhjälpande underhåll, planerat underhåll och reinvestering? Och hur kan vi se skulden innan den blivit så stor att den är uppenbar för alla?

Vi tittar också på sambandet mellan uppdrag, ambitionsnivå, ekonomi och den produktionskapacitet som faktiskt finns. Gästföreläsare är Linda Wennbom från viaPM AB.

5 november – Avhjälpande underhåll

Fel kommer alltid att uppstå. Frågan är hur vi tar hand om dem utan att felanmälningarna till slut börjar styra hela arbetsdagen.

Vi arbetar med prioritering, säkerhet, funktion och ekonomi, men också med resor, omstarter, väntan och de små avbrott som tillsammans kan äta mycket arbetstid. Gästföreläsare är Fredrik Danielsson, gata-parkchef i Älmhults kommun.

19 november – Planerat underhåll

Hur går vi från att veta att det finns behov till att faktiskt ha en användbar plan?

Här kommer rondering, inventering och tillståndsbedömning in, men också prioritering, kalkylering, arbetsplan och budget. Gästföreläsare är Katarina Evenseth, senior advisor vid Göteborgs begravningssamfällighet.

Det är helheten som är poängen

Det går naturligtvis att delta i en enda halvdag. Varje del ska ge nytta i sig. Men det är när de tre läggs ihop som vi får hela kedjan. Underhållsskulden hjälper oss att förstå vad som håller på att byggas upp. Det avhjälpande underhållet handlar om det som redan blivit ett problem. Det planerade underhållet handlar om hur vi kan börja ligga lite mer före.

Däremellan finns verkligheten: människor, maskiner, pengar, väder, felanmälningar och arbetsdagar som inte alltid blir som det stod i planeringen. Det är den verkligheten vi vill utgå ifrån. Inte för att presentera en perfekt modell för hur alla andra borde arbeta, utan för att ge deltagarna bättre verktyg för att förstå och utveckla sin egen verksamhet.

Därför har vi också gjort det ordentligt förmånligt att följa hela serien. Den som bokar två delar får 20 procent rabatt och den som bokar alla tre får 30 procent rabatt. Deltagarna får dessutom tillgång till de inspelade kurserna under ett helt år.

Det ger möjlighet att prova tankarna hemma mellan kurstillfällena. Titta på den egna underhållsskulden. Fundera över vad som egentligen styr det avhjälpande arbetet. Och sedan komma till den sista halvdagen med en betydligt intressantare fråga:

Vad skulle vi faktiskt behöva förändra för att få bättre framförhållning?

Kanske är det också där ett bättre underhållsarbete börjar.

Inte med ännu en stor modell, utan med att vi börjar se skillnaden mellan att hela tiden försöka hinna ifatt – och att faktiskt börja ligga lite före.

Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB