När kyrkogårdens uppdrag växer men bemanningen står still

Bemanning går inte att bedöma rättvist förrän driftuppdraget är tydligt beskrivet. När uppdraget blir synligt blir det också lättare att förstå vad resurserna faktiskt räcker till.

Det är inte alltid bemanningen som är den första frågan. Ändå är det ofta där diskussionen börjar. Har vi för lite personal? Är säsongen för kort? Har ytorna blivit fler? Tar gravskötseln mer tid? Har kraven ökat utan att resurserna följt med? I många kyrkogårdsförvaltningar finns en känsla av att arbetet har blivit tyngre att bära. Det är mer som ska hinnas med, fler hänsyn att ta, fler specialytor att sköta och högre krav på arbetsmiljö, dokumentation och service. Samtidigt är bemanningen ofta ungefär densamma som tidigare. Ibland har den till och med minskat.

En arbetsledare kan stå en måndagsmorgon i juni med full grästillväxt, sjukfrånvaro, begravningar under veckan, gravskötsel som ska hinnas med och ett par ytor som inte längre går att skjuta upp. På pappret finns kanske samma bemanning som tidigare. I verkligheten har uppdraget blivit ett annat. Då blir frågan lätt: Behöver vi mer folk? Men innan den frågan kan besvaras behöver en annan fråga ställas: Vad är det egentligen vi ska hinna utföra?

Uppdraget har ofta vuxit utan att någon satt ord på det

Kyrkogårdens driftuppdrag består inte bara av gräsklippning, ogräsrensning och plantering. Det består av många olika arbeten som tillsammans skapar den miljö som besökare, anhöriga, gravrättsinnehavare och församlingar möter. Det handlar om tillsyn, skötsel, gravskötsel, gångar, grusytor, häckar, buskage, rabatter, träd, naturmark, markutrustning, transporter, vinterarbete, serviceuppdrag, begravningsrelaterade arbeten och löpande underhåll.

Därtill kommer sådant som lätt hamnar vid sidan av planeringen: extraarbeten, tillkommande ytor, reparationer, arbetsmiljöåtgärder, mindre projekt, kulturmiljövård och anpassningar när verksamheten förändras. Mycket av detta arbete är självklart för den som finns nära verksamheten. Men det är inte alltid lika synligt i planering, budget och bemanningsdiskussioner. Det är ofta här problemet börjar.

Inte för att personalen har gjort fel. Inte för att arbetsledningen har misslyckats. Utan för att kyrkogårdens verkliga arbete under lång tid har burits av erfarenhet, vana och lokalt omdöme. Det är en styrka. Men det är också sårbart. För när uppdraget inte är tydligt beskrivet blir det svårt att veta om bemanningen är rätt. Det blir också svårt att förklara varför något inte hinns med, trots att alla arbetar hårt.

Två kyrkogårdar kan vara lika stora men helt olika tunga

Många kyrkogårdar har skötts väl i generationer. Det finns yrkesstolthet, platskänsla och praktisk kunskap som inte ska underskattas. Men tradition kan också göra det svårt att se vad arbetet faktiskt kräver. En kyrkogård kan ha många långa häckar. En annan kan ha svårskötta grusytor. En tredje kan ha många gravskötselåtaganden. En fjärde kan ha långa transporter, små splittrade ytor eller många detaljer som kräver handarbete.

På kartan kan två kyrkogårdar se ungefär lika stora ut. I verkligheten kan de kräva helt olika arbetsinsatser. Det är en viktig insikt. Yta säger inte allt. Antal gravar säger inte allt. Antal anställda säger inte heller allt. Det som avgör är kombinationen av ytor, mängder, skötselnivåer, frekvenser, arbetssätt, maskinförutsättningar, transporter och säsongstoppar.

En gräsyta kan vara lättskött om den är stor, sammanhängande och maskinvänlig. Samma antal kvadratmeter kan vara betydligt tyngre om ytan är uppdelad i små bitar mellan gravar, gångar, träd och kanter. En häckmeter är inte heller alltid en häckmeter. Det gör skillnad om häcken står öppet och rationellt eller om den kräver mycket handarbete runt gravplatser, stenar, planteringar och känsliga miljöer.

Om bemanningen ändå fördelas ungefär som förr, eller efter gamla arbetsområden, kan vissa arbetslag få ett tyngre uppdrag än andra utan att det syns tydligt. Det kan upplevas som en personalfråga, men i grunden vara en planeringsfråga. Då uppstår lätt friktion. Någon hinner aldrig ikapp. Någon annan får rycka in. Arbetsledaren får prioritera i stunden. Säsongspersonalen hamnar där det brinner mest. Underhållet skjuts fram. Gravskötseln tar mer tid än planerat.

Och när hösten kommer finns känslan kvar: Vi arbetade hårt, men ändå blev allt inte gjort. Det är då driftuppdraget behöver gå från känsla till struktur.

Först uppdrag – sedan bemanning

En hållbar bemanningsdiskussion börjar inte med antal personer. Den börjar med uppdraget. Vad ska göras? Var ska det göras? Hur ofta ska det göras? Vilken standard ska gälla? Vilka arbeten är återkommande? Vilka arbeten är säsongsberoende? Vilka arbeten är tillkommande? Vilka arbeten är egentligen underhåll eller projekt snarare än ordinarie drift?

När de frågorna är obesvarade blir bemanningsfrågan lätt en upplevelsefråga. Någon tycker att det borde hinnas med. Någon annan vet att det inte går. Någon minns hur det var förr. Någon pekar på budgeten. Någon pekar på kvaliteten. Alla kan ha rätt – men ändå prata om olika saker. När uppdraget däremot är beskrivet blir diskussionen mer saklig. Då går det att se sambandet mellan ytor, mängder, frekvenser, standard, arbetstid och bemanning.

Det handlar inte om att göra verksamheten stelbent. Det handlar om att skapa en gemensam bild av verkligheten. Först när man vet vad som ska produceras går det att bedöma om resurserna är rimliga.

Standard är också en bemanningsfråga

Ett uttryck som ibland väcker tvekan är ”lägsta godtagbara standard”. Det kan låta som att ambitionen ska sänkas. Men rätt använt handlar det inte om att göra kyrkogården sämre skött. Det handlar om att skapa tydlighet. Vilken nivå ska minst hållas? Vad ska alltid vara gjort? Vad är rimlig kvalitet utifrån uppdrag och resurser? Vad är önskvärt, men inte alltid möjligt? Vad kan prioriteras ned när arbetsbelastningen är hög?

Utan en gemensam lägstanivå riskerar varje arbetslag att skapa sin egen standard. Någon lägger mycket tid på puts och detaljer. Någon annan prioriterar helhetsintrycket. Någon håller en mycket hög nivå på vissa ytor, medan andra ytor får stå tillbaka. Det behöver inte bero på ovilja. Ofta är det tvärtom ett uttryck för engagemang. Man vill göra fint. Man vill göra rätt. Man vill att kyrkogården ska vara värdig. Men när ambitionsnivån inte är gemensamt beskriven kan engagemanget också leda till ojämnhet och överbelastning.

Därför är standard inte bara en kvalitetsfråga. Det är också en bemanningsfråga.

Ju högre och mer detaljerad standard, desto större arbetsinsats krävs. Ju fler ytor som ska hållas på hög nivå, desto mer tid måste finnas. Om tiden inte finns behöver organisationen antingen tillföra resurser, ändra arbetssätt eller prioritera tydligare. En tydlig standard hjälper både arbetsledning och personal. Den gör det lättare att prioritera, lättare att vara rättvis mellan olika kyrkogårdar och lättare att förklara vad resurserna faktiskt räcker till.

Det osynliga arbetet tar också tid

En stor utmaning i kyrkogårdsdrift är att mycket arbete inte syns när det fungerar. Tillsyn syns sällan när den är väl utförd. Transporter syns inte i skötselbilden. Planering syns inte i rabatten. Maskinvård syns inte för besökaren. Löpande underhåll märks ofta först när det har blivit eftersatt. Vinterarbete glöms lätt bort när bemanningen diskuteras under sommaren. Därför behöver hela arbetsvolymen synliggöras.

Det räcker inte att bara räkna gräsklippning, häckklippning och plantering. Även det som sker mellan de synliga momenten behöver finnas med. Annars blir bemanningsbilden för låg och arbetsuppdraget för trångt. En kyrkogård sköts inte bara när maskinen går över gräset. Den sköts också när någon planerar, lastar, kör, kontrollerar, reparerar, dokumenterar, följer upp, flyttar material, svarar på frågor, hanterar avvikelser och gör de små saker som får helheten att fungera.

Det arbetet är lätt att glömma. Men det tar tid. Och när det inte räknas hamnar det ofta på arbetsledarens eller personalens redan fulla bord.

Året är ojämnt

Bemanning på kyrkogård kan inte förstås som ett enkelt årsmedeltal. Det avgörande är inte bara hur många timmar som finns totalt. Det avgörande är när timmarna finns och när arbetet måste utföras. Gräset väntar inte på november. Vårplanteringen kan inte göras i augusti. Löven faller när de faller. Snön styr sin egen kalender. Begravningsverksamheten kräver värdighet och beredskap oavsett säsong. Därför behöver man skilja mellan säsongsarbete, vinterarbete, löpande drift, gravskötsel, serviceuppdrag, underhåll och projekt. Annars riskerar man att överskatta hur mycket som går att flytta i tiden.

En del arbeten kan planeras om. En del arbeten kan samordnas. En del arbeten kan effektiviseras. Men vissa arbeten måste göras när de måste göras. Det är en av kyrkogårdsdriftens stora praktiska realiteter. Och det är också därför en organisation kan ha tillräckligt många timmar på årsbasis, men ändå för lite kraft under rätt veckor.

Gränsdragningar påverkar helheten

En annan fråga som ofta underskattas är gränsdragningen mellan olika uppdrag. Vad hör till begravningsverksamheten? Vad hör till serviceverksamheten? Vad hör till församlingsverksamheten? Vad är gravskötsel? Vad är kyrkoplan? Vad är löpande drift? Vad är underhåll? Vad är projekt? Det kan låta administrativt. Men i vardagen är det högst praktiskt.

Om ett arbetslag utför många arbeten som egentligen hör till olika uppdrag, men allt räknas som vanlig kyrkogårdsdrift, blir bemanningsbilden oklar. Om projektliknande underhåll hela tiden trycks in i den ordinarie säsongen blir driften snabbt överbelastad. Om gravskötseln tar mer tid än den är planerad för påverkar det övriga arbeten. Då hjälper det inte alltid att säga att personalen måste arbeta effektivare. Det kan vara själva uppdraget som behöver sorteras. När gränsdragningarna blir tydligare blir det också lättare att se vad den ordinarie bemanningen ska bära och vad som behöver hanteras på annat sätt.

Produktionsplanen ger en gemensam verklighetsbild

Produktionsplanering kan låta torrt. För många väcker ordet tankar på kalkylblad, rader, kolumner och tidsfaktorer. Men rätt använd är produktionsplanen något mycket mer. Den är ett sätt att skapa en gemensam verklighetsbild. Den kan visa varför ett arbetsområde är tyngre än ett annat. Den kan visa varför en liten förändring får stor effekt. Den kan visa vad fler planteringar, fler papperskorgar, nya urnområden, ändrade skötselnivåer, fler grusgångar eller nya anläggningar betyder i arbetstid.

Den kan också visa vad som händer när något tas bort, förenklas eller sköts på ett annat sätt. Det är här produktionsplaneringen blir ett styrmedel. Inte bara för att räkna på nuläget, utan för att förstå framtiden.

Vad händer om vi tar över nya ytor? Vad händer om vi anlägger mer skötselintensiva miljöer? Vad händer om vi minskar putsnivån? Vad händer om vi samordnar transporter bättre? Vad händer om vi skjuter upp underhåll ännu ett år? Vad händer om vi gör fler ytor mer extensiva? Utan produktionsplan blir svaren ofta gissningar. Med en genomarbetad produktionsplan kan de bli underlag för beslut.

Och kanske lika viktigt: de kan skapa lugn i organisationen. När både arbetsledning, personal och beslutsfattare ser samma bild blir det lättare att prata om rätt saker.

När uppdraget växer i det tysta

Många kyrkogårdsorganisationer lever med en paradox. På pappret är organisationen ungefär densamma. Men ute i verksamheten känns arbetet tyngre. Det kan bero på att uppdraget har vuxit i det tysta. Fler gravskötselåtaganden. Fler specialytor. Mer administration. Högre krav på dokumentation. Större behov av arbetsmiljöåtgärder. Mer väderstyrd planering. Större förväntan på service. Fler hänsyn till biologisk mångfald, kulturmiljö och tillgänglighet.

Varje förändring kan vara rimlig. Men tillsammans skapar de ett nytt driftuppdrag. Om detta nya uppdrag inte beskrivs, mängdas och tidsätts, kommer bemanningsfrågan alltid att vara svår att diskutera. Då blir den lätt personlig.

Någon tycker att det borde gå. Någon annan säger att det inte går. Någon tycker att kvaliteten sjunker. Någon annan tycker att resurserna används fel. Någon vill effektivisera. Någon annan vill först förstå vad som faktiskt ingår. Det är därför det behövs en bättre bemanningsdiskussion.

Från känsla till styrning

Kyrkogårdens drift är ett praktiskt arbete. Den utförs av människor med yrkeskunskap, lokalkännedom och känsla för platsen. Den sidan får aldrig räknas bort. Men känsla behöver kompletteras med styrning. Inte för att göra verksamheten kallare. Inte för att ta bort yrkeskunnandet. Inte för att varje minut ska jagas. Utan för att skapa rimlighet.

Rimlighet för besökaren, som ska möta en värdig och välskött miljö. Rimlighet för gravrättsinnehavaren, som ska förstå vilken skötsel som kan förväntas. Rimlighet för arbetsledaren, som ska kunna prioritera utan att bära allt i huvudet. Rimlighet för personalen, som ska ha ett arbetsuppdrag som går att klara. Rimlighet för huvudmannen, som ska veta vad resurserna räcker till. När driftuppdraget blir synligt blir också bemanningsfrågan mer hederlig.

Då handlar det inte längre bara om att önska mer resurser eller kräva högre effektivitet. Det handlar om att förstå sambandet mellan uppdrag, standard, mängder, tid, organisation och pengar. Och kanske är det där den viktigaste förändringen börjar.

Inte i frågan: Hur många är vi? Utan i frågan: Vad är det vi faktiskt har lovat att klara?

Claes-Anders Malmberg, VD Acama AB