Att skriva avtal om drift och underhåll av utemiljö

Inom bygg- och fastighetsbranschen är vi vana att köpa tjänster. Tiden då det fanns interna byggavdelningar och kompletta verkstäder är sedan länge förbi, och det är normalt att köpa in tjänster. Framförallt när det gäller om-, ny- och tillbyggnadsprojekt för byggnader och mark så faller det sig helt naturligt att anlita utomstående, såväl till projektering som till genomförande. Vi tecknar avtal med projektledare, med projekterande konsulter, med entreprenörer. För att göra det så går vi till den stora avdelningen med jurister, som hjälper oss att skriva ett avtal. Eller nej – så är det ju inte. Vi har inte stora staber med jurister heller, och vi klarar oss bra ändå. Varför?

I Sverige har vi en lång tradition av branschregelverk inom bygg- och anläggningssektorn. AB-systemet är så väl inarbetat att en hel bransch och dess försäkringsvillkor är anpassade till det. När jag som småföretagare skulle teckna företagsförsäkring finns det en för konsulter som arbetar enligt ABK och en annan för rådgivande konsulter som har avtal som inte baseras på ABK. När jag tidigare arbetade på ett stort konsultbolag var man tvungen att gå till koncernjuristen så fort ett uppdragsavtal inte baserades på ABK, även om det var av mindre omfattning. Signalen var tydlig – branschregelverk ska användas.

Så långt gott och väl, men det gäller ju även att använda rätt branschregelverk. De flesta i branschen känner till att AB 04 är anpassat för delade entreprenader och generalentreprenader, ABT 06 för totalentreprenader och ABK 09 för konsulter. Men sedan tar det ofta slut på kunnandet. Att det finns en ABFF anpassad för drift och förvaltning (samt övriga Facility Managementtjänster) och framtagen av branschorganisationen *Aff Forum, är dessvärre inte så känt som önskvärt.

Många som har sin erfarenhet från byggsektorn vänder sig automatiskt till sina kända regelverk, andra missar helt möjligheten att basera avtalet på något branschregelverk. Inom området förvaltning, drift och underhåll av byggnader är det idag mycket vanligt att basera sina avtal på ABFF och Aff-dokumentationen, när det gäller mer omfattande köp av tjänster.

När det gäller drift av utemiljö så är det ett område som mycket ofta sköts, åtminstone delvis, av entreprenörer. Därför är det viktigt att vi blir duktiga på att teckna sådana avtal, både som beställare och leverantör. Det är här ABFF och Aff kommer in i bilden.

Det finns dock områden som vi ser sällan använder ABFF, men som borde det. Det gäller framförallt:

• mindre avtal, där man ofta accepterar avtalsförslaget direkt från leverantören på gott och ont.
• avtal om drift av offentlig utemiljö såsom park- och gatumiljö

Inom utemiljö för fastigheter (tomtmark) så ser vi att Aff används regelmässigt. Men inte inom offentlig utemiljö – varför inte?

Avtal rörande drift och underhåll av utemiljö (park, gata, belysning m.m.) är faktiskt mycket lämpligt att basera på ABFF. Det handlar om att upprätthålla funktionen över tid och arbetet upprepas gång på gång. Entreprenaderna är ofta långa och det är önskvärt med ett avtal som reglerar hur man ska förhålla sig som parter utöver att tjänsten utförs.

*ABFF är framtagen av branschföreningen Aff Forum, med en representation av både beställare, leverantörer och konsulter för att de olika partsintressena ska kunna sammanvägas med utgångspunkt att villkoren ska avspegla en rimlig balans mellan parternas rättigheter och skyldigheter. AB 04, ABT 06 och ABK 09 förhandlas av Föreningen Byggandets Kontraktskommitté (BKK). 

Varför så ser vi så sällan dessa avtal baserade på ABFF?

Det är svårt att säga generellt, men en kvalificerad gissning handlar om kännedom och kunskap. Man använder det regelverk man har använt innan och känner till, även om det inte är helt anpassat för just den här tjänsten. Som representant för Aff kommer jag ofta i kontakt med nya användare som undrar om Aff kan vara något för det avtal de ska skriva. När jag förklarar hur ABFF och Aff är uppbyggt så blir ofta responsen ”jaha, det låter ju bra”.

Många konsulter och beställare är helt enkelt vana att handla projekt, och när det istället handlar om drift/underhåll/FM-tjänster så gör man som man brukar.

Varför använda Aff?

Vad är då så bra med att använda ABFF och Aff-konceptet för att teckna avtal om skötsel av utemiljö?

• Jo, för det första är regelverket ABFF utformat för att man ska kunna utvärdera olika anbud som äpplen och äpplen, istället för att jämföra anbud skrivna efter helt olika förutsättningar.
• För det andra är ABFF, till skillnad från AB/ABT, anpassad för en löpande process utan början och slut (även om många ingående arbeten självklart har början och slut). Dessutom är ABFF anpassad för återkommande tjänster, vilket är det som sker i en skötselentreprenad.
• Till sist så ger ABFF och Aff-dokumentationen stöd att beskriva själva tjänsten du ska köpa, så att inte majoriteten av handlingarna handlar om själva upphandlingen och endast en mindre del om vad som ska utföras.

Hur går det till?

Vad är då Aff-dokumentationen, och hur använder man den? Jo, förutom branschregelverket ABFF så finns det ett häfte med definitioner (Aff-definitioner). Ska jag skriva ett avtal som inbegriper tillsyn, så kan det ju vara bra om det är definierat vad som avses med tillsyn. Utöver dessa ”fasta” dokument så finns det mallar för att

• Teckna kontraktet – Kontraktsformulär
• Beskriva tjänsterna som ska utföras – Tjänstebeskrivningar
• Beskriva krav på entreprenaden i övrigt – Övergripande tjänstekrav
• Reglera upphandlingsprocessen – Upphandlingsföreskrifter

I den del som kallas Tjänstebeskrivning finns ett helt område som heter SD Utemiljö, framtaget i samråd mellan både beställare, leverantörer och konsulter med kunskap om utemiljön. Det finns rådstexter, exempeltexter som visar vad som man kan tänkas skriva och underrubriker för att skapa struktur i beskrivningen.

Så med andra ord – Aff är ett komplett hjälpmedel att skapa förfrågningsunderlag och avtal inom alla tjänsteentreprenader, och i synnerhet inom fastighet och utemiljö. Använd den!

Anna Cedvén, Adj. ordförande i ABFF-utskottet, Aff Forum